Бизнес ассистент

Бизнес ассистент нескольких руководителейОбязанности:

Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителей:

1) планирование рабочего дня руководителей, составление графиков совещаний;

2) составление программ для деловых поездок для руководителей Компании;

3) подготовка и сбор документов и материалов для работы руководителей;

4) организация встреч, совещаний, переговоров и контроль их проведения;

5) визовая поддержка;

6) находиться в любое время суток, включая нерабочие часы, на постоянной связи по телефону и

мессенджерах для оперативного решения возникающих вопросов.

Административная поддержка:

1) ведение делопроизводства, регистрация входящих и исходящих документов;

2) ведение регистра договоров и отслеживание сроков действия;

3) подготовка, редактирование и печать писем, запросов, приказов, протоколов и других документов;

4) контроль за соблюдением сроков исполнения поручений;

5) обеспечение сохранности и архивации документов;

6) подготовка аналитических, справочных материалов и презентаций;

7) выполнение повседневных административных задач, таких как ответ на телефонные звонки, обработка

электронной почты, встреча гостей, поддержка офиса в рабочем состоянии;

8) взаимодействие с другими подразделениями Компании;

9) заказ билетов, организация командировок, бронирование жилья, трансферы;

10) покупка канцелярии, организация офисных процессов для работников Компании, иногда для

партнеров (при необходимости).

Дополнительные обязанности:

1) заказ канцелярии и воды для офиса;

2) подготовка поздравительных открыток и подарков для партнеров, акционеров, сотрудников;

3) оказание организационно-технической и административной поддержки другим руководителям и

сотрудникам Компании в рамках установленных регламентов и компетенций;

4) информирование партнеров, клиентов и сотрудников о запланированных мероприятиях;

5) составление протоколов совещаний, заседаний и других мероприятий;

6) участие в подготовке конференций и других мероприятий;

Требования:

1. Опыт работы от 1 года в аналогичной позиции;
2. Уверенное владение Microsoft Excel, Word;
3. ​​​​​​Грамотная устная и письменная речь;
4. Умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности;

Условия:

1. Официальное трудоустройство;
2. Комфортный офис и современное рабочее пространство.