Бизнес-ассистент руководителя

Catzilla Games Store — магазин игровых приставок, игр и аксессуаров в Якутске. Ищем самостоятельного и энергичного бизнес-ассистента, который возьмёт на себя ежедневные операционные задачи и поможет поддерживать работу бизнеса без постоянного контроля руководителя.

Это позиция для универсального человека с живым умом, который умеет быстро разбираться в новых задачах, не боится изменений и готов включаться в запуск новых проектов.

Основная задача

Следить, чтобы задачи выполнялись, товары вовремя заказывались и доставлялись, документы не терялись, а возникающие проблемы решались без постоянных напоминаний руководителя.

Обязанности

• Контролировать текущие задачи магазина и сотрудников.

• Вести несколько параллельных направлений и самостоятельно определять приоритеты.

• Подстраховывать сотрудников на основных операционных участках при необходимости.

• При необходимости временно подключаться к продажам, работе с клиентами, приёмке товара, CRM, логистике и другим процессам компании.

• Анализировать остатки и готовить списки товаров для закупки.

• Запрашивать цены у поставщиков, сравнивать предложения и согласовывать заказы с руководителем.

• Контролировать поставки из Москвы, Китая, Дубая и других направлений.

• Получать и развозить грузы на служебном автомобиле Toyota Succeed.

• Проводить приёмки товаров и работать в системе МойСклад.

• Контролировать остатки, себестоимость, брак, возвраты и расхождения.

• Вести рабочие таблицы, платёжный календарь и собирать документы.

• Подготавливать счета и платежи на утверждение руководителю.

• Собирать табели и данные для расчёта зарплаты.

• Взаимодействовать с бухгалтерией, поставщиками, транспортными компаниями и техническими подрядчиками.

• Следить за оплатой аренды и рабочих сервисов.

• Контролировать состояние служебного автомобиля: обслуживание, ремонт, мойку и сезонную замену шин.

• Готовить короткий ежедневный отчёт: что выполнено, что находится в работе и где требуется решение руководителя.

• При необходимости участвовать в съёмках Reels, рекламных и других видеороликов компании.

• Подключаться к запуску новых продуктов, направлений и бизнес-проектов с нуля.

Работа с искусственным интеллектом

ИИ-инструменты являются обязательной частью работы бизнес-ассистента.

Необходимо уметь:

• Уверенно пользоваться ChatGPT и другими ИИ-инструментами.

• Правильно формулировать задачи и получать применимый рабочий результат.

• Искать, анализировать и структурировать информацию.

• Готовить с помощью ИИ письма, документы, отчёты, инструкции и технические задания.

• Работать с таблицами, формулами и большими объёмами данных.

• Сравнивать поставщиков, цены и условия.

• Переводить и составлять сообщения иностранным поставщикам.

• Проверять ответы ИИ, находить ошибки и не копировать информацию без проверки.

• Искать способы автоматизировать повторяющиеся рабочие задачи.

Требования

• Уверенное владение Excel и Google Таблицами: формулы, фильтры, сортировка, расчёты и сводные таблицы.

• Умение работать с Google Документами, облачными файлами и электронной почтой.

• Способность одновременно вести несколько задач, соблюдать сроки и не терять договорённости.

• Внимательность к цифрам, документам и товарному учёту.

• Самостоятельность и привычка предлагать варианты решения, а не просто сообщать о проблеме.

• Грамотная письменная и устная речь.

• Умение договариваться с поставщиками, сотрудниками и подрядчиками.

• Готовность быстро обучаться и временно подстраховывать коллег.

• Спокойное отношение к камере и готовность участвовать в видеосъёмках.

• Интерес к запуску новых продуктов и бизнес-направлений.

• Права категории B и уверенный опыт вождения.

• Возможность выезжать в командировки по России и за границу.

• Готовность при необходимости поехать в Китай, другие страны или города России.

Будет преимуществом

• Опыт работы бизнес-ассистентом, управляющим, администратором, закупщиком или логистом.

• Опыт работы в розничной торговле.

• Знание МойСклад, CRM или других систем учёта.

• Опыт автоматизации рабочих процессов с помощью ИИ.

• Опыт участия в запуске новых проектов или продуктов.

Формат работы

• Основной график — 5/2 с присутствием в магазине.

• Это не полностью удалённая вакансия.

• Периодически можно работать из дома, если задачи выполняются, сотрудник остаётся на связи и его физическое присутствие не требуется.

• Возможны рабочие поездки по Якутску, России и за границу.

• Служебный автомобиль Toyota Succeed предоставляется для рабочих задач.

Что предлагаем

• Заработную плату 60 000–80 000 ₽ на руки — в зависимости от опыта и самостоятельности.

• График 5/2.

• Возможность частично работать из дома.

• Служебный автомобиль для рабочих поездок.

• Разнообразные задачи без однообразной офисной рутины.

• Прямое взаимодействие с владельцем бизнеса.

• Участие в закупках, развитии магазина и запуске новых проектов.

• Возможность влиять на процессы и развиваться вместе с компанией.

Это вакансия не секретаря и не водителя. Нам нужен универсальный человек, способный держать в порядке операционные процессы, самостоятельно решать рабочие вопросы, подстраховывать команду и отвечать за результат.

В сопроводительном письме ответьте на четыре вопроса:

1. Какой у вас опыт работы с Excel или Google Таблицами?

2. Есть ли у вас права категории B и какой водительский стаж?

3. Как вы используете ИИ в работе? Приведите один конкретный пример.

4. Готовы ли вы к командировкам по России и за границу?