Секретарь-делопроизводитель
Секретарь-делопроизводитель
Чита, улица Чкалова, 158
Описание вакансии
Обязанности:
- Работа с корреспонденцией. Принимает входящие документы, регистрирует их (в журнале или в электронной системе), систематизирует и направляет в нужные отделы или руководителю для резолюции. Затем отправляет исходящие документы.
- Оформление и контроль документов. Составляет проекты документов, вносит правки, проверяет правильность оформления (адресат, подписи, визы, приложения). После подписания руководителем организует передачу на исполнение.
- Учёт и архив. Ведёт картотеки или электронные базы, чтобы документы было легко найти. Формирует исполненные документы в дела по утверждённой номенклатуре. Подготавливает документы к хранению: проводит экспертизу ценности, оформляет дела, составляет описи. Передаёт законченные дела в архив организации.
- Контроль. Следит за тем, чтобы документы проходили в установленные сроки, и контролирует исполнение поручений руководителя.
- Организационная поддержка. Помогает руководителю планировать рабочее время: напоминает о встречах, согласовывает графики, формирует резерв времени для непредвиденных ситуаций. Организует телефонные переговоры, приём посетителей (проявляя тактичность). Ведёт заметки на совещаниях по поручению руководства и готовит материалы по итогам.
- Дополнительные задачи. Может принимать и передавать телефонограммы (записывая сообщения в отсутствие руководителя), работать с почтовыми и курьерскими службами. Иногда в обязанности входит подготовка справок и выписок по запросам. В некоторых организациях требуется перевод деловой документации (например, с иностранных языков). Также сотрудник может участвовать в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
Навыки
- Делопроизводство
- Офисная техника
- Документальное сопровождение
- Деловая коммуникация
- Прием и распределение звонков