Бизнес-ассистент собственника

Свит Кэт — бренд и розничная сеть с азиатскими сладостями, трендовой канцелярией, игрушками, подарками, аксессуарами и lifestyle-товарами.
Мы развиваем собственные магазины, франчайзинговое направление и онлайн-продажи. Часть ассортимента создаём самостоятельно — от идеи и дизайна до готового продукта.
Сейчас мы ищем бизнес-ассистента, который поможет собственнику управлять задачами, информацией и договорённостями внутри растущей компании.

О роли
Главная задача бизнес-ассистента — превращать решения собственника в понятный план действий и помогать команде доводить согласованные задачи до результата.
Вы будете работать напрямую с собственником, взаимодействовать с руководителями подразделений, собирать информацию, координировать приоритетные задачи и своевременно показывать риски.
Это не позиция секретаря и не роль руководителя всей компании. Основной фокус — бизнес-задачи, контроль исполнения, координация проектов и организация рабочего ритма собственника.

Чем предстоит заниматься

• фиксировать решения собственника и переводить их в конкретные задачи;
• определять ответственных, сроки и контрольные точки;
• вести единый реестр задач и приоритетов;
• регулярно собирать статусы у руководителей и сотрудников;
• сопровождать задачи до получения согласованного результата;
• заранее сообщать о задержках, рисках и отклонениях;
• организовывать встречи, готовить повестку и фиксировать решения;
• контролировать выполнение договорённостей после совещаний;
• собирать и структурировать информацию от подразделений;
• готовить краткие отчёты, таблицы, презентации и аналитические материалы;
• вести рабочий календарь собственника;
• готовить материалы к встречам и переговорам;
• координировать рабочие поездки и мероприятия при необходимости;
• работать с конфиденциальной информацией;
• находить разрывы в процессах и предлагать варианты улучшения.
• Основной фокус должности — задачи и процессы компании, а не бытовые поручения.

Какой результат мы ожидаем

• приоритетные задачи собственника зафиксированы и не теряются;
• у каждой задачи есть ответственный, срок и ожидаемый результат;
• договорённости после встреч выполняются;
• собственник получает краткую и достоверную информацию;
• риски и задержки выявляются заранее;
• руководители понимают приоритеты и контрольные точки;
• собственник тратит меньше времени на ручной контроль.

Полномочия в работе
Собственник поддерживает право бизнес-ассистента:

• запрашивать статусы по согласованным задачам;
• получать необходимую информацию от подразделений;
• фиксировать сроки и контрольные точки;
• напоминать об обязательствах и договорённостях;
• своевременно поднимать риски и проблемные вопросы.
• Ответственность за результат будет подкреплена реальными полномочиями.

Вы подойдёте нам, если

• у вас есть опыт от 1 года бизнес-ассистентом, помощником руководителя, координатором проектов или операционным ассистентом;
• вы умеете системно работать с большим количеством задач;
• быстро понимаете суть новой темы;
• превращаете общие идеи в конкретный план действий;
• умеете отделять главное от второстепенного;
• не ограничиваетесь напоминаниями, а сопровождаете задачу до результата;
• можете спокойно запросить статус у руководителя;
• заранее замечаете риски и не скрываете проблемы;
• предлагаете варианты решения, а не только сообщаете о сложностях;
• грамотно пишете и ясно формулируете мысли;
• аргументируете позицию фактами, цифрами и логикой;
• сохраняете рабочий фокус при изменении приоритетов;
• соблюдаете конфиденциальность.

Для нас важны ответственность, уверенность и настойчивость без давления и конфликтности.
Необходимые навыки

• уверенная работа в Excel или Google Таблицах;
• опыт использования таск-менеджеров;
• контроль задач, сроков и договорённостей;
• организация встреч и фиксация решений;
• подготовка отчётов и презентаций;
• деловая переписка;
• самостоятельный поиск и анализ информации;
• взаимодействие с руководителями и сотрудниками разных подразделений.
• Будет преимуществом опыт работы в розничной сети, проектной среде или растущей компании.

Задачи на первые три месяца

• разобраться в структуре компании и ключевых процессах;
• изучить приоритеты и рабочий ритм собственника;
• познакомиться с руководителями подразделений;
• собрать текущие задачи в единую систему;
• настроить контроль сроков, ответственных и результатов;
• организовать регулярный сбор статусов;
• внедрить понятный формат ежедневной и еженедельной отчётности;
• взять на сопровождение несколько приоритетных проектов;
• сократить количество потерянных и просроченных задач.

Доход
90 000 ₽ — фиксированный оклад до вычета налогов;
до 20 000 ₽ — ежемесячная премия до вычета налогов;
до 110 000 ₽ — совокупный доход до вычета налогов.
Премия зависит от понятных показателей, находящихся в зоне влияния бизнес-ассистента:

• актуальность системы задач и отсутствие потерянных поручений;
• своевременный контроль приоритетных задач;
• качество и своевременность отчётности;
• подготовка встреч и фиксация решений;
• своевременное информирование собственника о рисках;
• выполнение согласованных этапов сопровождаемых проектов.
• Показатели премирования фиксируются заранее. Систему расчёта подробно объясним до выхода на работу.
• На испытательном сроке условия оплаты не меняются.

Что мы предлагаем

• официальное оформление по ТК РФ;
• график 5/2, с 09:00 до 18:00;
• работу в офисе по адресу: Иваново, ул. Багаева, д. 14, корп. 3;
• стабильные выплаты два раза в месяц;
• прямое взаимодействие с собственником;
• понятную зону ответственности;
• реальные полномочия для выполнения задач;
• доступ к разным направлениям бизнеса;
• самостоятельность после периода адаптации;
• влияние на качество управления компанией;
• профессиональное развитие внутри растущего бизнеса;
• рабочий компьютер и корпоративную связь;
• корпоративную скидку на продукцию Свит Кэт.
• В перспективе роль может развиваться в сторону операционного менеджера, руководителя офиса собственника или координатора проектной функции.

Как проходит отбор

• Короткое знакомство с HR.
• Интервью по опыту и рабочим ситуациям.
• Встреча с собственником.
• Решение и предложение о работе.
• Без практического задания.

В сопроводительном письме коротко ответьте на два вопроса:

1. Какой опыт работы рядом с руководителем или собственником у вас есть?
2. Приведите пример процесса или системы задач, которую вам удалось сделать более управляемой.