Секретарь офиса

Администрирование и коммуникация

• Приём, фильтрация и распределение входящих телефонных звонков;
• Приём, регистрация входящей корреспонденции и организация отправки исходящих писем;
• Организация встреч, приёмов гостей, подготовка совещаний и переговоро

Организационное сопровождение (тревел и финансы)

• Заказ авиа- и ж/д билетов, бронирование гостиниц для сотрудников и руководства;
• Получение счетов от гостиниц и занесение их в ERP-систему (создание заявок на оплату / счетов на оплату);
• Контроль прохождения оплаты (взаимодействие с ФЭО, бухгалтерией);
• Документооборот и учёт (с использованием 1С:Документооборот);
• Копирование, сканирование, распечатка документов;
• Учёт и хранение подлинных экземпляров договоров с приложениями — ведение реестров в 1С:Документооборот (создание карточек, привязка сканов, маршруты согласования, контроль сроков);
• Обеспечение сохранности бумажных оригиналов с привязкой к записям в 1С:ДО.

Исполнительская дисциплина и замещение

• Выполнение личных поручений руководства;
• На период отпуска делопроизводителя — полное замещение:
  • ведение делопроизводства в 1С:Документооборот (регистрация входящих/исходящих, резолюции, контроль исполнения).
  • ведение протоколов совещаний (фиксация, оформление, рассылка, загрузка в 1С:ДО).
• Проверка и регистрация приказов (контроль правильности оформления, визирования, присвоение регистрационных номеров, внесение в 1С:ДО);
• Проверка исходящих писем (контроль реквизитов, адресата, наличия виз, соответствия корпоративным стандартам оформления);
• Работа с документами ДСП (для служебного пользования) — регистрация, учёт, хранение и передача с соблюдением режима конфиденциальности, ведение отдельных реестров.

• Опыт работы секретарем;
• Хорошее знание офисных программ ( в т.ч. 1С, электронный документооборот), навыки работы с оргтехникой (факс, сканер);
• Грамотная устная и письменная речь, знание деловой этики;
• Опыт ведения протоколов.

• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ (Срочный договор);
• Полностью белая заработная плата, своевременные выплаты 2 раза в месяц;
• Официальная белая заработная плата;
• Размер заработной платы по результатам собеседования;
• Режим работы 5/2 с 8.30-17.30, в пятницу до 16.15.