Секретарь‑протоколист

Обязанности:

• Ведение протоколов совещаний и рабочих встреч (в т. ч. с подрядчиками и представителями заказчика) в краткой и полной форме: фиксация решений, договорённостей, сроков и ответственных лиц; оформление протоколов в соответствии с внутренними регламентами компании;
• Контроль исполнения поручений, зафиксированных в протоколах: отслеживание сроков, запрос статусов у ответственных, снятие задач с контроля, формирование сводной отчётности по закрытым и просроченным поручениям для руководства;
• Подготовка материалов к совещаниям: сбор и структурирование исходных данных от подразделений (справки, графики, ведомости объёмов, статусы по объектам), формирование повесток, рассылка приглашений и материалов участникам, координация участия представителей подрядных организаций;
• Ведение реестра совещаний и поручений в электронной системе документооборота/CRM: регистрация протоколов, привязка к объектам строительства, классификация по типам (планерки, технические совещания, согласования), обеспечение хранения и быстрого поиска документов;
• Обеспечение сохранности и конфиденциальности протоколов, контроль доступа к документам в соответствии с политикой информационной безопасности компании, подготовка выписок и справок по запросам руководства и контролирующих структур.

Требования:

• Знание специфики строительной документации обязательно;
• Опыт работы от 1 года в административной поддержке, делопроизводстве, секретариате либо в ПТО/сметном отделе строительной компании;
• Профильное образование (желательно): документоведение, управление персоналом, менеджмент, юриспруденция;
• Грамотная письменная речь и умение «переводить» устное в чёткие формулировки;
• Стрессоустойчивость и умение работать в режиме многозадачности;
• Уверенное владение инструментами учёта поручений и документооборота.

Условия:

• Оформление по ТК РФ, полный рабочий день (5/2, с 9:00 до 18:00).
• Работа в офисе работодателя.
• Стабильная белая заработная плата, обсуждается по итогам собеседования.
• Возможности для профессионального и карьерного роста.
• Работа в крупной, стабильной и развивающейся компании.