Специалист по документообороту (отстой вагонов)

ООО «Третий элемент» — динамично развивающаяся компания работающая в сфере железнодорожного транспорта. На сегодняшний день требуется сотрудник, который возьмёт на себя полный контроль и ведение документооборота (отчетности) по отстою грузовых вагонов, чтобы высвободить время Руководителя.

Ключевые обязанности по должности:

• Ежедневное общение (переписка, звонки) с Заказчиками и Исполнителями по возникающим вопросам отстоя вагонов, вы как связующее звено между ними, нужно передавать или запрашивать информацию и доводить ее до заинтересованных лиц.
• Подписание заявок на отстой вагонов с дальнейшим отслеживанием для получения согласия, направление заявок на вывод вагонов.
• Составление ежемесячной отчетности (таблицы в exel): запрашиваете и проверяете предоставленную информацию от наших Исполнителей по станциям и на основании данной информации формируете отчеты нашим Заказчикам (на одной станции вагоны отстаивают несколько наших Заказчиков, Ваша задача разбить станцию на каждого контрагента, сверяясь с дислокацией и заявкам из пунта выше);
• После согласования отчетности нашим Исполнителям контроль и подписание в ЭДО реализации выставленной нам (сверка с отчетом), а также своевременный запрос у бухгалтера на реализацию и выставление в ЭДО по нашим отчетам для Клиентов;
• Составление отчета по полученной прибыли и выставленной реализации (гугл таблица, шаблон есть);
• Контроль за своевременным выводом вагонов;
• Умение вести большой объем документооборота, написание информационных писем Заказчикам и Исполнителям, ведение электронного (Диадок) и бумажного документооборота по своему направлению;
• Направление Коммерческих предложений по имеющейся базе данных для нахождения новых Исполнителей для отстоя вагонов;
• Умение корректно, но настойчиво истребовать документы с Исполнителя/оплату от Заказчиков;
• Ежедневная подготовка краткой сводки для Руководителя по процессу отстоя вагонов, самостоятельное решение рутинных вопросов, эскалирование Руководителю только тех вопросов, по которым требуется его решение, но с Вашими готовыми вариантами;
• Работа в CRM (Битрикс) и 1С по вашему направлению.

Мы предлагаем:

Доход: оклад 50 000 – 70 000 ₽

График: 5/2, 09:00–18:00 (пятница до 17:00), обед с 13:00 до 13:45.

Условия:

• Официальное трудоустройство, соцпакет;

• Офис в деловом центре города;

• Обучение нюансам отстоя вагонов и документообороту;

• Вы будете «правой рукой» Руководителя по данному направлению — реальное влияние.

Портрет кандидата:

Личностные качества:

• Коммуникабельность — это 50% работы, не боитесь звонков (Заказчики/Исполнители не всегда идут навстречу, нужно уметь мягко, но настойчиво добиваться информации);

• Системность и внимательность — иметь представление по всем станциям, их Исполнителям и нашим Заказчикам и не путать документы;

• Проактивность — не просто докладываете «там проблема», а приходите с готовым решением/ проектом документа, обсудив все детали;

• Стрессоустойчивость — Заказчики/Клиенты могут тянуть по срокам оплаты, задерживать документы, необходимо уметь терпеливо напоминать о себе и добиваться результата;

• Ответственность и оперативность - не бросаете работу на половину, а стараетесь выполнить своевременно, качественно и быстро.

Профессиональные требования:

• Опыт работы от 1 года (диспетчер депо, координатор по вагонам, сотрудник РЖД, помощник руководителя, делопроизводитель, юрист);

• Уверенные звонки и деловые переговоры (по телефону);

• Владение навыков работы в ЭДО;

• Умение вести Google таблиц и Excel (фильтры, простые формулы);

• Уверенный пользователь Microsoft Office, оргтехники;

• Готовность работать в CRM / 1С (обучим).

Будет преимуществом:

• Опыт в РЖД (поезда), логистике или строительстве (где нужно контролировать подрядчиков);

• Опыт ведения документооборота и закрытия документов по выполненным работам

Как откликнуться

Звонки совершать в рабочее время с 13:00 до 18:00, пятница до 17:00.

Отправьте резюме. Расскажите, есть ли у вас опыт работы необходимый по данной должности, совпадает ли он с нашими требованиями.

Важно для кандидата: эта работа не про «сидеть и перекладывать бумажки». Нужно звонить, контролировать, подсказывать Руководителю проблемы раньше, чем они превратятся в кризис. Если готовы — ждем.