Бизнес-ассистент Акционера

Москва, Красная площадь

Метро: Библиотека им.Ленина

Описание вакансии

Что будет входить в ваши обязанности:

1. Документооборот:

- ориентация в базовых видах документов: договоры, закрывающие документы (акты, счета-фактуры, УПД и т.п.) — понимание корректной структуры и комплектности;

- уверенное владение офисной техникой и почтовыми системами.

- самостоятельная подготовка базовых документов при необходимости;

- выстраивание и поддержание системной структуры хранения документов (папки по каждому предприятию и по управляющей компании холдинга), обеспечивающей быстрый поиск и доступ как для помощника, так и для самого акционера;

- систематизация протоколов заседаний советов директоров и повесток дня по датам проведения — по каждому предприятию холдинга.

2. Календарь и организация встреч:

- ведение личного календаря акционера;

- организация личных встреч;

- планирование и синхронизация взаимодействия с персональным водителем;

- бронирование ресторанов и иных площадок при необходимости.

3. Travel-поддержка:

- тravel-поддержка акционера, его семьи и организация их командировок/поездок;

4. Личные поручения акционера:

- решение личных поручений, связанных с семьёй и детьми акционера;

- организация покупок, подбор и приобретение подарков;

- находчивость, настойчивость и креативность при решении нестандартных задач — в том числе в сжатые сроки находить решения для труднодоступных запросов (например, приобретение вещей вне прямого доступа).

Требования:

Профессиональные навыки:

- опыт работы личным / бизнес-ассистентом первого лица от 2-х лет;

- грамотное владение русским языком (устная и письменная речь);

- знание основ делопроизводства и документооборота;

- понимание специфики работы и текущих задач каждого предприятия холдинга; знание ключевых руководителей холдинга и партнёров акционера;

- английский язык — не ниже Intermediate (письменно и устно);

- уверенный пользователь основных офисных программ, инструментов AI.

- опрятность.

Личностные качества:

- высокая стрессоустойчивость;

- развитый эмоциональный интеллект, деликатность в общении;

- «насмотренность» — ориентация в ресторанах, отелях и сервисах премиального уровня в Москве, понимание образа жизни и запросов состоятельного человека;

- позитивный настрой, активность, быстрая реакция;

- гибкий ум, высокая обучаемость;

- находчивость и настойчивость в решении задач;

- приветливость, доброжелательность в общении;

- эмпатия, забота о комфорте руководителя;

- искреннее желание помогать и создавать комфортные условия для работы и жизни акционера;

- умение предвосхищать потребности и запросы руководителя, действовать на опережение.

Условия:

- официальное оформление;

- современный уютный офис в центре Москвы;

- во время командировок, отпуска руководителя возможна удаленная работа;

- график работы ненормированный в разумном пределе;