Секретарь\офис-менеджер

Приветствуем потенциального коллегу! Мы занимаемся поставкой автозапчастей для премиальных иномарок, работаем в сфере B2B (подробнее о нас можно узнать на странице компании). Сейчас мы ищём человека на роль секретаря\помощника руководителя\офис-менеджера - функционал включает в себя совокупность этих должностей.

Нужен зрелый, ответственный, разносторонне развитый, надёжный и опытный специалист, который разгрузит руководителя от текучки, возьмёт на себя часть коммуникаций и будет подключаться к разного рода задачам, не требующих особенных навыков или образования, но требующих определённых интеллектуальных способностей.

Что входит в обязанности:

• Контроль сроков выполнения проектов и поручений;
• Организация встреч, совещаний;
• Бронирование билетов и жилья для командировок;
• Сбор и хранение информации, формирование необходимой отчетности;
• Ведение части документооборота;
• Коммуникация с сотрудниками, подрядчиками, партнёрами и внешними организациями, ведение деловой переписки;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, воды и т.д.);
• Решение задач, где нет готовой инструкции и нужно самостоятельно находить лучший вариант.

• Высокий уровень самоорганизации, умение держать в голове несколько задач одновременно, хорошая память, внимательность;

• Грамотная устная и письменная речь, умение вести деловую переписку, выстраивать взаимодействие с разными аудиториями (сотрудники, подрядчики, партнёры, внешние организации);

• Навыки тайм‑менеджмента и контроля сроков: умение расставлять приоритеты, работать с дедлайнами, отслеживать статусы задач и проектов, предупреждать о рисках срыва сроков;

• Организаторские способности: опыт планирования и координации встреч и совещаний (подбор времени, согласование с участниками, подготовка помещения/онлайн‑сессии, формирование повестки, фиксация итогов);

• Опыт организации командировок: бронирование билетов и проживания, понимание особенностей корпоративных тарифов, работа с сервисами бронирования, учёт требований компании к командировочным расходам;

• Навыки работы с отчётностью и документацией: умение собирать данные из разных источников, структурировать информацию, формировать отчёты, вести реестры и базы данных;

• Знание правил делопроизводства и документооборота: оформление, регистрация, хранение и архивирование документов, соблюдение сроков хранения, обеспечение конфиденциальности;

• Умение работать в условиях неопределённости: способность самостоятельно принимать решения при отсутствии чётких инструкций, искать оптимальные варианты решения задач, проявлять инициативу;

• Владение офисным ПО и инструментами управления задачами: уверенное пользование MS Office, опыт работы в таск‑трекерах (Trello, Asana, Jira, Битрикс24, YouTrack и т. п.), календарях и системах электронного документооборота - желательно;

• Стрессоустойчивость и эмоциональная стабильность: способность сохранять продуктивность в условиях многозадачности, срочных запросов и изменений планов.

• Соблюдение деловой этики и конфиденциальности: готовность работать с чувствительной информацией, понимание важности неразглашения внутренних данных компании.

• График - стандартная пятидневка, гос.праздники выходные, рабочее время с 08:30 до 17:30;
• Офис в центре города, на пл.Труда (работа только в офисе, без удалёнки);
• Возможность профессионального роста

Откликайтесь и приходите знакомиться! ))