Начальник отдела хозяйственного обеспечения

Требования:

1. В рамках исполнения функции «Планирование и организация работы Отдела хозяйственного обеспечения»:

- определять оперативные задачи для сотрудников Отдела, исходя из целей ГКУ ЦЗН РО;

- планировать работу Отдела и отслеживать выполнение заданий его сотрудниками;

- осуществлять оперативное планирование текущей деятельности Отдела:

• анализ планов и отчетности подчиненных, разработка предложений по улучшению показателей деятельности Отдела;
• составление планов деятельности Отдела на календарный год;
• анализ текущей деятельности Отдела и внедрение процедуры по её оптимизации;
• определение зоны ответственности каждого сотрудника Отдела, распределение задач и обеспечение ресурсов для их исполнения, определение загруженности каждого работника;

- проводить обучение сотрудников Отдела;

- вести деловую переписку и переговоры, устанавливать деловые отношения по вопросам текущей деятельности Отдела;

- выстраивать межличностные взаимоотношения и предотвращать конфликтные ситуации;

- использовать прогрессивные формы и методы работы, передовой опыт в области хозяйственного обеспечения;

- применять в работе информационно-коммуникационные технологии с соблюдением требований по защите информации;

- работать с государственными информационными ресурсами, в том числе с использованием системы электронного документооборота, с правовыми информационными системами, с электронными (цифровыми) документами;

- использовать в работе программное обеспечение для создания и обработки типовых электронных документов;

- вести документацию и служебную переписку в соответствии с требованиями руководящих документов, регламентирующих деятельность ГКУ ЦЗН РО, правил и порядка ведения делопроизводства.

2. В рамках исполнения функции «Контроль деятельности Отдела хозяйственного обеспечения»:

- оценивать и контролировать деятельность Отдела в сфере хозяйственного обеспечения;

- контролировать правомерность проектов решений (проектов приказов), подготовленных сотрудниками Отдела;

- контролировать соблюдение сотрудниками должностных инструкций, правил внутреннего трудового распорядка, правил делопроизводства, требований охраны труда, пожарной безопасности, антитеррористической защищенности, Кодекса этики и служебного поведения, мероприятий по защите персональных данных, порядка работы со служебной информацией, требований, направленных на предотвращение коррупционных рисков;

- контролировать ведение электронного и бумажного документооборота Отдела.

3. В рамках исполнения функции «Организация и контроль материально-технического обеспечения учреждения»:

- обеспечивать контроль за содержанием зданий, помещений учреждения в надлежащем состоянии в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими и противопожарными нормами и правилами;

- проводить анализ и определять эффективность и качество управления объектами недвижимости на основе сводных учётных и отчётных документов;

- проводить осмотры объектов недвижимости с целью предварительной оценки соответствия потребностям учреждения;

- оценивать визуально состояние объектов недвижимости и систем жизнеобеспечения с целью организации проведения технической диагностики или ремонта;

- обеспечивать сохранность и хранение документов, подтверждающих права на недвижимость, техническую и иную документацию на недвижимость;

- контролировать исполнение условий договоров аренды, договоров на обеспечение обслуживания и эксплуатацию объектов недвижимости, коммунальных услуг, а также предоставления первичной документации;

- проводить регулярный анализ эффективности использования помещений;

- разрабатывать планы проведения ремонтных работ, перепланировок, оснащения мебелью и оборудованием, внутренних перемещений и внешних переездов;

- проводить оценку состояния объектов недвижимости с целью определения целесообразности проведения ремонтно-строительных работ;

- определять качественные и количественные потребности для обеспечения процессов управления недвижимостью учреждения;

- разрабатывать и внедрять нормы и правила, регламентирующие процедуру управления объектами недвижимости и их обслуживания;

- проводить оценку и определять потребности учреждения в обеспечении недвижимостью, с учётом сферы деятельности, численности персонала и структуры учреждения;

- проводить анализ и оценку стоимости недвижимости;

- контролировать процедуры оформления, регистрации и исполнения документов на недвижимость, её эксплуатацию и управление, техническое состояние, регистрацию прав на недвижимость и договоров долгосрочной аренды;

- организовывать учёт объектов недвижимости учреждения;

- контролировать исполнение указаний, предписаний и рекомендаций органов государственной власти и местного самоуправления по вопросам недвижимости и землепользования;

- управлять административной, хозяйственной, документационной и организационной поддержкой учреждения;

- проводить оценку эффективности финансово-хозяйственной деятельности и выявление резервов её повышения;

- проводить встречи и переговоры с крупными поставщиками и заинтересованными сторонами;

- осуществлять контроль за исправностью систем (освещение, система отопления, система вентиляции и др.);

- организовывать и контролировать своевременное проведение технического и сервисного обслуживания оборудования, инженерных сетей и систем жизнеобеспечения объектов недвижимости;

- разрабатывать и утверждать текущие и перспективные планы капитального и текущего ремонтов зданий, помещений учреждения, систем водоснабжения, воздухопроводов и т.д.;

- осуществлять контроль за проведением текущего и капитального ремонта зданий и помещений ГКУ ЦЗН РО:

- использовать проектно-сметную и исполнительную документацию в рамках выполняемых трудовых функций;

- проводить оценку качества выполненных работ по ремонту, эксплуатации и обслуживанию объектов недвижимости;

- составлять сметы расходов на содержание зданий и помещений учреждения, прилегающей территории;

- осуществлять контроль за работами по благоустройству;

- осуществлять контроль за организацией предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств;

- осуществлять контроль за эксплуатацией, обслуживанием и ремонтом служебного автомобильного транспорта учреждения:

- организовывать закупку и приобретение товаров, работ и услуг для эксплуатации и обслуживания служебного транспорта;

- обеспечивать контроль за учетом, хранением, правильностью использования и списания горюче-смазочных материалов, запасных частей в установленном порядке и в установленные сроки;

- контролировать лимиты расходования горюче-смазочных материалов, запасных частей служебного транспорта;

- осуществлять контроль за заключением договоров на приобретение оборудования, мебели, хозяйственных товаров организует их поставку, приемку и учет;

- осуществлять контроль за обеспечением структурных подразделений ГКУ ЦЗН РО канцелярскими принадлежностями, оборудованием, мебелью, хозяйственными товарами;

- осуществлять контроль за сохранностью мебели, хозяйственного инвентаря, средств механизации инженерного и управленческого труда, принимать меры по их восстановлению и ремонту в случае повреждения;

- обеспечивать противопожарную безопасность учреждения, своевременное выполнение предписаний по противопожарной безопасности;

- осуществлять контроль за проведением инструктажей по охране труда;

- обеспечивать выдачу сотрудникам Центра специальной одежды и других средств индивидуальной защиты, а также осуществлять контроль за ведением личных карточек учета выдачи средств индивидуальной защиты.