Главный специалист по административной поддержке

Задачи:

• Организация жизнеобеспечения офиса (закупка мебели, канцелярии, продуктов, брендированной продукции).
• Контроль уборки, технического обслуживания, плановых и текущих ремонтов, работоспособности инженерных систем.
• Прием и анализ заявок на командировки на соответствие бюджету и внутренним нормативным актам.
• Бронирование билетов и гостиниц, построение оптимальных маршрутов, заказ трансферов.
• Визовая поддержка (оформление приглашений, подготовка пакетов документов, подача в визовые центры).
• Оформление страховых полисов, подготовка маршрутных листов и сопроводительных документов.
• Формирование бюджетов на командировочные и административно-хозяйственные расходы.
• Проведение платежей, контроль оплаты услуг, ведение реестра договоров.
• Закрытие первичной бухгалтерской отчетности, взаимодействие с бухгалтерией и поставщиками.
• Прием и распределение звонков, документов, курьерской и почтовой корреспонденции.
• Подготовка, согласование и регистрация исходящих писем и договоров.
• Ведение информационных баз (контакты, поздравления), контроль использования печати.

Наши ожидания:

• Высшее образование (предпочтительно: менеджмент, экономика, административное управление).
• Опыт работы: от 2 лет на аналогичной позиции (офис-менеджер, администратор, специалист по командировкам, АХО).
• Знание нормативно-методических документов в части командировок и АХО.
• Опыт заказа авиа/ЖД билетов, бронирования отелей через агентов и прямых поставщиков.
• Уверенный пользователь ПК.

Мы предлагаем:

• Трудоустройство на Срочный трудовой договор;
• Достойную твоего профессионального уровня заработную плату (уровень вознаграждения обсуждается индивидуально по результатам интервью);
• Годовую премию по результатам деятельности;
• Качественную программа ДМС со стоматологией с первого месяца работы;
• Неограниченный доступ к образовательному контенту на портале знаний от корпоративного университета.