Офис-менеджер

ООО «ССОТ» — старейшая организация Чувашской Республики, которая занимается услугами в сфере охраны труда и владеет собственной аккредитованной лабораторией с современным цифровым оборудованием.

Основные направления деятельности: подготовка полного пакета документов по охране труда, специальная оценка условий труда (номер в реестре — 144), оценка профессиональных рисков в сфере охраны труда, производственный контроль, включая подготовку программы производственного контроля, аудит в сфере охраны труда, консультирование по вопросам охраны труда, консалтинговые услуги в сфере охраны труда и пр.

На сегодняшний день мы работаем с разными организациями Российской Федерации. Нашими заказчиками являются крупный, средний и малый бизнес, а также государственные учреждения.

В связи с ростом и развитием открыта вакансия «Офис-менеджер» с небольшими функциями кадрового специалиста. Приглашаем вас в нашу дружную команду профессионалов.

Обязанности:

• отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передаёт служебную информацию директору, заместителю директора и сотрудникам организации;

• обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учёт, хранение, архивирование документов;

• организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно‑материальными ценностями, контролирует их приёмку, учёт, хранение и выдачу;

• контролирует состояние офисного оборудования и коммуникаций, при необходимости вызывает специалистов для ремонта;

• контролирует работу привлекаемого технического персонала и курьерской службы;

• отправляет корреспонденцию Почтой России, СДЭК и другими транспортными компаниями, а также ведет все необходимые отчетные документы по отправленной корреспонденции. Вести работу в личных кабинетах Почты России, СДЭК и других транспортных компаний.

• участвует в организации корпоративных мероприятий, украшении офиса к праздникам;

• следит за чистотой в офисе, осуществлять полив цветов.

• готовит проекты писем, запросов и других документов по поручению руководства;

• печатает служебные материалы, ведёт базы данных;

• организует совещания и заседания (оповещение участников, подготовка помещений, ведение протоколов);

• помогает в организации командировок сотрудников (бронирование билетов, гостиниц).

Кадровые функции (минимальные, так как текучка отсутствует):

• ведёт учёт личного состава организации;

• оформляет приём, перевод, увольнение сотрудников (подготовка приказов, ознакомление с ними работников);

• заполняет и хранит трудовые книжки, ведёт их учёт и регистрацию;

• формирует личные дела сотрудников, обеспечивает их конфиденциальность и сохранность;

• готовит документы для предоставления в государственные органы (ПФР, ФСС и т. д.);

• составляет графики отпусков, контролирует их соблюдение;

• ведёт табель учёта рабочего времени;

• информирует сотрудников о кадровых изменениях и локальных нормативных актах организации;

• участвует в разработке локальных нормативных актов по персоналу (положений, инструкций).

Требования:

• знание: законодательства РФ (в т. ч. трудового), делопроизводства;

• понимание организационной структуры, стратегии и ресурсных потребностей организации;

• соблюдение делового этикета, ведение переписки, работа с документацией по стандартам организации;

• владение Microsoft Office (Word, Excel), «1С:ЗУП», офисной техникой и средствами связи;

• ответственный подход к выполнению обязанностей, педантичность, структурированность.

Условия:

• график работы 5/2 с 8:00 до 17:00;

• официальная зарплата, оплата отпускных и больничных, оформление по ТК РФ;

• обучение, возможность повышения квалификации и профессионального роста;

• компенсация корпоративных мероприятий (праздников);

• офис в центре города.