Делопроизводитель (диспетчер протокола совещаний)

Чем предстоит заниматься

• Участие в производственных, координационных и штабных совещаниях (в офисе и на строительных объектах).

• Ведение протоколов совещаний:

  • фиксация вопросов повестки, принятых решений, поручений, сроков и ответственных;

  • оформление протоколов по установленной форме, согласование с руководителем проекта/объекта.

• Оперативная рассылка утвержденных протоколов участникам совещаний (генподрядчик, подрядчики, служба заказчика, технический заказчик, проектировщики).

• Регистрация и ведение базы протоколов совещаний в CRM , внутренней системе (присвоение номера, привязка к объекту, стадии работ, подрядчику).

• Контроль исполнения поручений по протоколам:

  • постановка задач исполнителям (подрядным организациям, структурным подразделениям) в учетной системе / реестре;

  • мониторинг сроков и статуса исполнения;

  • сбор и проверка подтверждающих документов (акты, переписка, фотоотчеты, служебные записки);

  • подготовка сводных отчетов по исполнению поручений для заместителя генерального директора по производству/ Генерального директора

• Коммуникации с подрядными организациями:

  • направление им выдержек из протоколов (перечня задач и сроков);

  • напоминания о сроках, запрос уточняющей информации, прием отчетов о выполнении;

  • фиксация в системе подтверждений и замечаний по исполнению.

• Ведение делопроизводства по объектам:

  • регистрация и маршрутизация входящей/исходящей документации по объектам (письма, служебные записки, требования, предписания, ответы на замечания);

  • формирование и ведение номенклатуры дел по протоколам совещаний и сопутствующим документам;

  • подготовка копий, подбор приложений и формирование дел для архива.

• Подготовка материалов к совещаниям:

  • сбор исходных данных и отчетов от подрядчиков по запросам руководителя;

  • формирование повестки, перечня вопросов и списка участников;

  • подготовка и рассылка уведомлений о времени и месте проведения совещаний.

• Участие в совершенствовании форм протоколов, реестров поручений и внутренних регламентов работы с протоколами.

Требования к кандидату

• Образование: высшее или среднее профессиональное (юридическое, управленческое, строительное либо связанное с документооборотом).

• Опыт работы:

  • от 1–2 лет в должности делопроизводителя, секретаря, помощника руководителя, инженера ПТО, координатора протоколов или аналогичной позиции;

  • опыт в строительной компании будет преимуществом.

• Навыки:

  • уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook), опыт работы с CRM (Битрикс24) приветствуется;

  • грамотный письменный и устный русский язык, умение структурировать информацию, четко и кратко фиксировать решения и поручения;

  • базовое пониманиепроцессов строительного производства, структуры участников (заказчик, генподрядчик, субподрядчики, службы заказчика).

• Личные качества:

  • внимательность к деталям и срокам, высокая дисциплина;

  • умение настойчиво, но корректно напоминать исполнителям о сроках и добиваться обратной связи;

  • способность работать с большим объемом информации и параллельными задачами;

  • стрессоустойчивость, умение работать в плотном графике совещаний и сроков.

Условия

• Официальное трудоустройство по ТК РФ, «белая» заработная плата, выплаты 2 раза в месяц.

• График работы: 5/2, с 9.00 до 18.00; возможен выезд на строительные объекты по графику совещаний.

• Работа в команде проекта с прямым взаимодействием с руководителем проекта / заместителем генерального директора по строительству/Генеральным директором.

• Возможности профессионального роста:

  • развитие в сторону координатора проектов / специалиста по управлению проектной документацией;

  • участие в масштабных строительных проектах.

Если Вы готовы расти и развиваться профессионально - добро пожаловать в нашу команду!