Ведущий специалист административно-хозяйственного отдела

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

В соответствии с резолюцией руководителей организации оформляет регистрационные карточки или создает банк данных документов, переданных на исполнение.

Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

Вносит данные регистрируемых документов в программу обращений граждан (предприятий).

Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Осуществляет контроль за исполнением работниками организации распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний руководителя организации, взятых на контроль.

Осуществляет контроль за своевременным возвращением документов, находящихся у исполнителей в работе.

Своевременно предоставляет документы в соответствующие структурные подразделения Администрации города Кургана, в Администрацию города Кургана и другие организации.

Соблюдает конфиденциальность при работе с персональными данными в соответствии с действующим федеральным законом №152 - ФЗ от 27.07.06 г. «О персональных данных».

Осуществляет работу по организационному обеспечению специалистов учреждения необходимыми инструктивными, справочными материалами по ведению делопроизводства.

Взаимодействует со специалистами и руководителями структурных подразделений Учреждения по вопросам делопроизводства.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность; подготавливает и сдает в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

Обеспечивает сохранность проходящей через него служебной документации.

Ведет учет корреспонденции, поступающей посредством электронной почты.

Исполняет приказы, распоряжения, служебные поручения директора Учреждения и заведующего АХО.

Выполняет обязанности специалиста главного специалиста АХО в период его временного отсутствия (отпуск, период временной нетрудоспособности, командировка).