Помощник/ассистент руководителя

• Работа с документами. Подготовка, оформление и систематизация служебных и корпоративных документов. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, контроль корректности деловой переписки. Учёт, систематизация, архивирование и хранение информации в соответствии с корпоративными требованиями.
• Координация взаимодействия. Передача поручений руководителя сотрудникам и контроль их выполнения. Координация взаимодействия руководителя с различными отделами компании по текущим вопросам. При необходимости — взаимодействие с внешними организациями и партнёрами (подготовка документов, ведение переписки, согласование встреч).
• Организация поездок и логистики. Бронирование билетов, гостиниц, подготовка документов для командировок, составление маршрутов. Решение организационных вопросов при проведении встреч вне офиса.
• Подготовка материалов для мероприятий. Сбор информации, подготовка презентаций, отчётов, аналитических материалов для совещаний, конференций или других событий.
• Контроль выполнения поручений. Отслеживание сроков выполнения задач, подготовка сводных материалов о результатах работы, составление аналитических сводок для принятия управленческих решений.
• Решение оперативных задач. Выполнение личных и бытовых поручений руководителя (например, заказ еды, подбор подарков, организация доставки, решение проблем с поставками).
• Административные функции. Координация работы офиса, закупка необходимых канцелярских принадлежностей и оргтехники, организация корпоративных мероприятий и праздников.
• Соблюдение внутренних стандартов. Соблюдение внутренних регламентов и стандартов компании, обеспечение конфиденциальности информации, ставшей известной в ходе работы.
• Работа с электронными системами. Использование офисных программ, корпоративных систем, электронного документооборота.
• Коммуникация. Координирование приёма посетителей, взаимодействие с коллегами, партнёрами и клиентами.

Требования:

- Опыт работы в данной отрасли не менее 3-х лет

- Высшее образование по профильной специальности

• Основы делопроизводства и документооборота, правила оформления документов в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами.
• Умение работать с офисными программами (текстовые редакторы, таблицы), корпоративными системами, системами электронного документооборота.
• Основы делового общения, делового этикета и протокола.
• Знание специфики отрасли и компании, в которой работает помощник.

Личные качества

• Организаторские способности — умение планировать рабочее время, расставлять приоритеты, организовывать процессы.
• Коммуникабельность — навыки общения для взаимодействия с руководителем, коллегами, партнёрами, клиентами.
• Многозадачность — способность одновременно выполнять несколько задач.
• Ответственность и внимание к деталям — точность в выполнении задач, соблюдение сроков.
• Стрессоустойчивость — умение сохранять спокойствие в условиях многозадачности.
• Эмоциональный интеллект — способность понимать свои эмоции и эмоции других, управлять ими.
• Лояльность руководителю и компании, вовлечённость.