Секретарь (документовед) / помощник руководителя

Обязанности:

Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы председателя. Вести делопроизводство в системе - Электронное правительство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Получать необходимые председателю сведения от подразделений или исполнителей

Организовывать телефонные переговоры председателя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения председателя, его заместителей их содержание.

Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых председателем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, регистрация участников).

Вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

Осуществлять контроль за исполнением сотрудниками изданных председателем приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений председателя, взятых на контроль.

Печатать по указанию председателя служебные материалы, необходимые для его работы.

Обеспечивать рабочее место председателя канцелярскими принадлежностями, средствами оргтехники, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

Осуществлять прием поступающей на имя председателя, его заместителей корреспонденции по средствам Электронного правительства, электронной почты, в том числе на бумажном носителе, ее регистрацию, систематизацию в соответствии с принятым в Комитете порядком и передавать после рассмотрения председателем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, либо подготовки ответа, следить за сроками выполнения поручений председателя, взятых на контроль.

Отслеживать своевременное рассмотрение и представление структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.

Проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

По поручению председателя, заместителя председателя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

Обеспечивать своевременную отправку исходящей корреспонденции.

Формировать дела, папки в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив. Нести ответственность за архив Комитета.

Обеспечивать наличие гербовых бланков, используемых в работе Комитета, вести их строгий учет и своевременную отчетность.

Принимать на подпись председателя личные заявления сотрудников аппарата, централизованной бухгалтерии, руководителей подведомственных учреждений, представителей других организаций, учреждений, предприятий.

Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников, проявляя при этом тактичность и выдержку.

Требования

Желателен опыт работы

Условия:

5/2 с 09.00 до 18.00