Менеджер по документообороту | Document Flow Manager (B2B)

О компании / роли

мерико — студия дизайна. Создаём айдентику, упаковку, рекламные креативы и Key Visuals, дизайн-макеты сайтов. Осуществляем дизайн-поддержку крупного бизнеса. Работаем быстро, общаемся на «ты», решаем вопросы напрямую.

Ищем менеджера по документообороту, который сможет держать под контролем весь цикл клиентских документов и оплат: от запуска договора до закрытия актов, контроля оплат и ведения ДДС.

Это не роль «секретаря» или «оператора документов». Здесь важно уметь координировать бухгалтерию, юристов, project manager’ов и клиентов, видеть процесс целиком и доводить документы до финального результата — подписания и оплаты.

Что предстоит делать:

— Вести полный цикл документооборота по клиентам: договоры, NDA, заявки-сметы, счета, УПД, акты, доп. соглашения;
— Запрашивать и проверять реквизиты клиентов, координировать запуск документооборота;
— Взаимодействовать с бухгалтерией и юристами при подготовке пакета документов;
— Контролировать согласование документов внутри компании и со стороны клиента;
— Организовывать обмен документами через ЭДО и почту;
— Контролировать двухстороннее подписание документов;
— Следить за сроками оплат и вести контроль дебиторской задолженности;
— Актуализировать данные в ДДС и внутренних таблицах;
— Вести прогноз поступлений и фиксировать статусы оплат;
— Контролировать пролонгацию и расторжение договоров;
— Выявлять расхождения в оплатах, документах и финансовых таблицах и инициировать их решение;
— Взаимодействовать с project manager’ами, руководителями команд и клиентами по всем вопросам документооборота.

Что важно:

— Опыт работы с B2B-документооборотом от 1–2 лет;
— Понимание договорной работы: договоры, УПД, акты, счета, доп. соглашения, приложения;
— Опыт работы с ЭДО;
— Уверенная работа с Google Таблицами и реестрами;
— Внимательность к цифрам, срокам и статусам;
— Умение держать под контролем несколько процессов одновременно;
— Структурность в коммуникации и документах;
— Навык доводить процессы до результата без постоянного контроля;
— Спокойное отношение к большому количеству согласований, правок и параллельных задач;
— Опыт взаимодействия с бухгалтерией и юристами будет плюсом;
— Опыт работы в агентстве / студии / сервисном B2B — большой плюс.
— Будет преимуществом понимание проектной работы и агентских процессов;
— Приветствуется опыт ведения ДДС или финансовых таблиц.

Условия:

— Оформление по ТК РФ;
— Испытательный срок 3 месяца;
— Удалённый формат работы;
— График 5/2 с 9:00 до 18:00 по МСК;
— Работа в дизайн-студии с сильной командой и крупными B2B-клиентами;
— Возможность выстроить процессы вместе с компанией, а не просто «обрабатывать документы».

Как откликнуться:

Расскажите коротко:
— с каким документооборотом работали;
— какие процессы контролировали самостоятельно;
— был ли опыт работы с ЭДО, УПД и контролем оплат.