Личный ассистент в семью

В семью собственника бизнеса и его супруги требуется личный помощник для сопровождения личного контура семьи и развития Family Office.

Мы ищем человека, которому можно доверить решение широкого круга бытовых, организационных и личных вопросов. Важно не просто выполнять поручения, а брать ответственность за результат, предвидеть возможные сложности и предлагать решения заранее.

Работа подойдет человеку, который любит порядок, умеет системно организовывать процессы, комфортно чувствует себя в режиме многозадачности и получает удовольствие от того, что делает жизнь других людей проще и удобнее.

Мы ищем не исполнителя поручений, а человека, который способен взять под контроль целое направление жизни семьи и самостоятельно доводить вопросы до результата.

Обязанности

1. Календарь и планирование

• ведение личного календаря руководителей;

• добавление поездок, отпусков, встреч и мероприятий;

• оперативное внесение изменений в расписание;

• организация личных и рабочих встреч с учетом загрузки и приоритетов руководителей;

• контроль пересечений и своевременное информирование участников.

2. Быт и управление домом

• взаимодействие с клинингом и домашним персоналом;

• постановка задач и контроль качества выполнения работ;

• координация работы личного повара;

• контроль меню с учетом рекомендаций врачей и предпочтений семьи;

• организация закупок и доставок;

• работа с маркетплейсами, службами доставки, курьерскими службами;

• поиск и контроль подрядчиков для решения бытовых и технических вопросов;

• организация пространства в доме и повышение бытового комфорта семьи.

3. Travel-поддержка

• организация деловых и личных поездок;

• покупка авиа- и железнодорожных билетов;

• регистрация на рейсы и контроль изменений расписания;

• бронирование гостиниц, трансферов и сопутствующих услуг;

• контроль подготовки документов, страховок и необходимых вещей;

• составление маршрутов и информационных справок по месту пребывания.

4. Медицинское сопровождение

• ведение медицинского календаря;

• контроль рекомендаций врачей;

• организация обследований и медицинских мероприятий;

• поиск профильных специалистов;

• контроль графика приема медикаментов и сдачи анализов.

5. Досуг и личные проекты

• организация отдыха и личного времени руководителей;

• бронирование ресторанов и мероприятий;

• поиск и организация нестандартных активностей;

• подбор и организация подарков;

• поиск мероприятий и сопровождение участия в них.

6. Документы и учет

• ведение электронной базы документов;

• систематизация информации и поддержание актуальности данных;

• базовый учет расходов семьи;

• контроль возвратов товаров и услуг;

• хранение и структурирование документов различного назначения.

7. Выполнение личных поручений

• выполнение поручений различного уровня сложности;

• помощь в подготовке поездок;

• встреча гостей и помощь в их размещении;

• организация обслуживания автомобилей семьи;

• взаимодействие с сервисами, автомойками и дилерскими центрами;

• контроль сезонного обслуживания и технических работ.

Требования к кандидату

• обязателен опыт работы личным ассистентом, персональным помощником руководителя или в Family Office;

• умение структурировать информацию и создавать понятные регламенты;

• высокий уровень ответственности и самостоятельности;

• способность самостоятельно вести задачи и процессы без постоянного контроля и напоминаний;

• проактивная позиция: видеть потенциальные проблемы заранее и предлагать решения до возникновения критических ситуаций;

• оперативность и высокий уровень коммуникации;

• готовность быстро разбираться в новых сферах и задачах;

• умение мыслить на несколько шагов вперед;

• высокий уровень сервиса, тактичность и соблюдение конфиденциальности;

• вакансия предполагает полную вовлеченность и не рассматривается как подработка.

Условия

• работа напрямую с собственником бизнеса и его семьей;

• заработная плата до 150 000 рублей (обсуждается индивидуально с успешным кандидатом);

• долгосрочное сотрудничество;

• перспектива роста до руководителя Family Office с расширением зоны ответственности;

• уважительное отношение, открытая коммуникация и высокий уровень доверия.

Адаптация

Период адаптации составляет 2 недели.

В течение этого времени руководители помогут погрузиться в процессы, познакомят с особенностями семьи, действующими подрядчиками, системами учета и текущими задачами.

После завершения периода адаптации ожидается полностью самостоятельная работа. Мы ищем человека, который способен самостоятельно организовывать свою деятельность, контролировать сроки, вести процессы и доводить задачи до результата без постоянного контроля и напоминаний со стороны руководителей.

Нам подойдет человек, который умеет самостоятельно принимать решения в рамках своей зоны ответственности и не ждет подробных инструкций по каждому вопросу. Важна способность разобраться в ситуации, предложить варианты решения и довести задачу до результата.

Этапы отбора

Этап 1

Тестовое задание для оценки подхода к работе, уровня самостоятельности и мотивации кандидата.

Этап 2

Короткое телефонное интервью (5–10 минут) для знакомства и оценки комфорта коммуникации.

Этап 3

Онлайн-интервью с руководителями (30–40 минут) с разбором практических кейсов из реальной работы личного помощника.

Если Вы внимательно ознакомились с вакансией, начните сопроводительное письмо со слов:

«Я тот, кто Вам нужен, потому что…»

Также ответьте на вопрос:

«Какие три качества, из вашей практики, наиболее важны для личного помощника семьи и почему?»