Помощник/ассистент руководителя

Мы ищем человека, который будет правой рукой руководителя и «хозяйственником» в одном лице. Ваша задача — разгрузить директора от рутины и сделать так, чтобы в офисе всегда было всё необходимое, а сотрудники не думали о логистике.

Чем предстоит заниматься:

1. Документооборот и администрирование (ключевой навык):

· Ведение входящей/исходящей корреспонденции (регистрация, сканирование, отправка).

· Подготовка коммерческих предложений, писем, договоров и приказов под диктовку или по шаблонам.

· Контроль исполнения поручений руководителя (напоминания, сбор отчетов от сотрудников).

· Ведение электронного архива и хранения бумажных документов.

2. Бронирование поездок и командировок:

· Поиск и покупка авиа/ж/д билетов для сотрудников и руководителя.

· Бронирование гостиниц (в России и за рубежом) с учетом удобного расположения и лимитов.

· Организация трансферов (заказ такси до аэропорта/офиса).

3. Обеспечение жизнедеятельности офиса (Офис-менеджмент):

· Заказ канцтоваров, хозтоваров, воды, кофе и расходников (с контролем бюджета).

· Обеспечение взаимодействия с сервисными подрядчиками, обслуживающими офисное пространство: клининговые услуги, техническое сопровождение оргтехники, курьерская служба.

· Организация корпоративных мероприятий (праздников, дней рождений) и доставки обедов для команды.

4. Встречи и коммуникация:

· Встреча гостей/партнеров в офисе (организация чая/кофе, встреча у входа).

· Ответы на входящие звонки (при необходимости) и первичная фильтрация обращений.