Личный ассистент

Привет👋🏻

Моя компания Weblics - Psychology-first агентство по конверсионной оптимизации (CRO) для DTC-брендов на Shopify ищет Личного Ассистента (Part-Time) в команду.

Weblics на рынке уже больше года. Этап "разбираемся, что делаем" мы давно прошли - внутренние процессы стандартизированы, методология отточена, и мы в активной фазе масштабирования. Это отличный момент, чтобы присоединиться: вы получаете стабильность отлаженных рабочих процессов и проверенной команды плюс возможность расти вместе с нами.

Это роль для человека, который любит порядок, не упускает деталей и кайфует от того, что всё работает по плану. Вы - тот, кто следит за тем, чтобы ни один процесс не сбился, ни одна встреча не пересеклась, ни одна задача не была забыта. Вам не обязательно понимать CRO глубоко - но нужно понимать контекст достаточно, чтобы держать коммуникацию и не задавать лишних вопросов.

Кого я ищу? Soft skills, которые от вас ожидаю:

• Умение работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты в быстром темпе, не пропуская дедлайны
• Сильные коммуникативные навыки - умение выстраивать здоровые отношения, сотрудничать, вносить вклад
• Исключительная организованность - вы следите за тем, чтобы ничего не провалилось, пока основатель занят главным
• Проактивность - вы не ждёте инструкций. Если видите, что нужно сделать, делаете или сразу сообщаете
• Внимание к деталям - контракты, инвойсы, расписание. Всё должно быть точно с первого раза
• Дискретность и надёжность - у вас будет доступ к чувствительной деловой и личной информации
• Готовность ошибаться и брать ответственность за свои ошибки
• Способность работать самостоятельно и удалённо
• Позитивное мышление, но без розовых очков :)
• Русский: родной язык - это обязательное условие. Вся внутренняя коммуникация в команде ведётся на русском
• English: Intermediate - достаточно для письменной коммуникации и базового понимания процессов

Hard skills и опыт, которые от вас ожидаю:

• 1+ год опыта в качестве виртуального/личного ассистента, executive assistant или операционного координатора - желательно при работе с основателем или небольшой командой
• Уверенное владение Google Workspace (Gmail, Calendar, Drive, Sheets, Docs) - вы живёте в этих инструментах каждый день
• Опыт управления календарём - координация встреч между часовыми поясами, управление конфликтами, ведение плотного расписания основателя
• Базовый опыт с инвойсами и финансовым учётом - отправка инвойсов, ведение billing-календаря, отслеживание просрочек
• Опыт работы с инструментами для контрактов (Documenso, DocuSign, PandaDoc или похожими)
• Знание систем управления задачами (ClickUp, Notion или похожих) - ведение досок, обновление статусов, контроль дедлайнов
• Базовые навыки research - умение быстро собрать профиль потенциального клиента, конкурентный обзор или индустриальный тренд из открытых источников
• Опыт планирования публикаций в социальных сетях (Metricool, Buffer, Later или похожих)
• Умение работать с файлами и видео - распределять raw-видео по папкам, делать скриншоты из видео для обложек
• Бонус: опыт работы в маркетинговом агентстве или DTC/eCommerce, знакомство с LinkedIn outreach процессами, опыт работы с booking-инструментами (SavvyCal, Calendly)

Ваши основные задачи:

Операции и процессы

• Поддерживать ClickUp в актуальном состоянии - статусы, дедлайны, новые задачи, ничего не теряется
• Следить за выполнением онбординг-чеклистов при найме нового сотрудника и подключении нового клиента - каждый шаг должен быть выполнен в нужный момент, ничего не пропущено
• Поддерживать структуру Google Drive - корректное наименование папок и файлов
• Выставлять напоминания по ключевым дедлайнам - продление контрактов, billing-даты, milestones клиентов, командные ревью

Календарь и встречи

• Управлять календарём CEO - назначать onboarding-звонки, CRO-syncs с клиентами, внутренние планёрки
• Следить за тем, чтобы все встречи были забронированы без конфликтов
• Координировать встречи между часовыми поясами - особенно для DTC Architects интервью с гостями из разных стран

Контракты, инвойсы, документы

• Готовить и отправлять контракты и NDA через Documenso - из шаблонов, с отслеживанием статуса подписания
• Отправлять инвойсы по графику, обновлять Google Billing Calendar, фиксировать просрочки
• Поддерживать порядок в папках документов и файловой структуре

Клиенты и онбординг

• Выполнять SOP по онбордингу новых клиентов: подписание контракта, подтверждение оплаты, отправка Typeform, приглашение в ClickUp, добавление логотипа в Canva-презентации, на сайт и LinkedIn, обновление кейсов, добавление в billing-календарь и Google Calendar, запрос Clutch/video feedback
• Follow-up с клиентами и потенциальными клиентами - check-in'ы, поддержание диалога в pipeline
• Сбор и оформление клиентских отзывов и тестимониалов для маркетинга

Контент-поддержка (исполнительская, не стратегическая)

• Распределять raw-видео по папкам в Google Drive
• Делать скриншоты для обложек из видео
• Планировать посты в Metricool по расписанию, согласованному с SMM Manager
• Заполнять свойства постов в Notion (дата публикации, платформа, категория) после того, как SMM Manager утвердил скрипт
• Переносить утверждённые скрипты в шаблоны Notion
• Координировать дедлайны с дизайнером и видео-редактором - логистика, не творческое направление
• Планировать новые интервью для DTC Architects - координация с гостями, бронирование Riverside-сессий, согласование времени

Маркетинг и продажи (поддержка)

• Обновлять KPI на сайте Weblics и других платформах (Clutch, LinkedIn, UpWork) по мере роста результатов
• Поддерживать LinkedIn/email outreach - подготовка списков, планирование touchpoints, отслеживание ответов (без написания самих сообщений)
• Проводить research потенциальных клиентов, конкурентов или трендов - сжатые брифы, на которые CEO может опираться

Личная поддержка

• Личные поручения при необходимости
• Бронирование путешествий и проживания
• Ведение списка ключевых деловых контактов

Что мы предлагаем:

• Part-Time (~4-5 часов в день, гибкий график в рамках 10:00-19:00 CET)
• Полностью удалённо
• No micromanagement - ROWE only
• Нетоксичные клиенты, нескучные задачи
• Разнообразный опыт в разных нишах, индустриях и GEO
• Прекрасные отношения в команде и атмосфера
• $600-800 Net (в зависимости от опыта и эффективности)
• Доход выше среднего по рынку после 3 месяцев и по необходимости переход на full-time

Почему Weblics:

• CRO-агентство в активной фазе масштабирования со стандартизированными процессами - вы приходите в работающий механизм, а не в хаотичный стартап
• Эта роль - операционный хребет агентства. Без вас процессы сбиваются, и это заметно каждый день
• Прямая работа с основателем - вы видите, как строится агентство изнутри
• Гибкий удалённый сетап - идеально для совмещения с учёбой, другими проектами или личными приоритетами

Моя команда - мой главный актив. Я хочу строить Weblics с лучшими людьми - теми, кто берёт инициативу, учится, рефлексирует, создаёт классные вещи и растёт как неотъемлемая часть агентства.

Благодарю!