Секретарь координатор
Секретарь координатор
Красное Село
Описание вакансии
Обязанности:
- Деловая переписка и документооборот по судовым проектам
- Координация выездов и монтажных работ. Согласовывать даты и время выездов инженеров на катера/суда, собирать пакет данных для пропусков (как в недавних задачах: ФИО, должность, дата/время, объект), отслеживать статусы, предупреждать о сдвигах.
- Работа с календарём и встречами. Планировать совещания по проектам, рассылать повестки, бронировать переговорные комнаты, организовывать ВКС с заказчиками и подрядчиками, фиксировать итоги и контрольные точки.
- Административная поддержка инженерных задач. Помогать в подготовке материалов для совместных обсуждений (в т. ч. по специализированному оборудованию: ЭКНИС, УКВ‑антеннам, гирокомпасам и т. п.), готовить краткие сводки по статусу проектов.
- Организация внутренних процессов. помогать в рассылке коллегам по темам совместной работы, поддерживать порядок в файловой структуре и базах задач.
- Коммуникация с внешними контрагентами и службами. Звонки и письма для уточнения деталей по договорам, пропускам, доставке, согласовывать мелкие организационные моменты.
- Опыт ведения деловой переписки (письма, коммерческие предложения, запросы, официальные уведомления) с грамотной структурой и корректным тоном.
- Уверенное владение MS Office (Word, Excel), навыки форматирования документов
- Понимание базового цикла проектных задач: сроки, ответственные, статусы, риски. Опыт координации хотя бы небольших выездов/мероприятий (согласование дат, сбор данных, контроль готовности).
- Организованность и внимание к деталям: умение держать в голове несколько параллельных процессов, не терять сроки и документы, чётко фиксировать договорённости.
- Стрессоустойчивость и умение работать в режиме «сжатые сроки»: готовность спокойно действовать, когда нужно срочно подготовить пакет для пропуска или дослать документы.
- Грамотная устная и письменная речь, деловой этикет, умение корректно уточнять информацию и задавать уточняющие вопросы.
Будет плюсом (не обязательно, но ценно): - Базовое понимание специфики судового радионавигационного оборудования (ЭКНИС, УКВ‑радиостанции, компасы, ГМССБ) или готовность быстро разобраться в терминах.
- Опыт работы с технической документацией, сертификатами, актами, спецификациями; понимание, зачем нужны такие детали, как коды РМРС, даты освидетельствований, номера свидетельств.
- Умение готовить простые шаблоны писем/уведомлений и использовать их для ускорения работы.
- Базовые навыки планирования командировок/выездов: бронирование, согласование пропусков, фиксация логистики.
- Место: Ново-Железнодорожная улица, 1Б, Красное Село, Санкт-Петербург
- График: 10:00–18:00
- Обучение и погружение в специфику судового оборудования: мы поможем разобраться в терминах и процессах.
- Компенсация питания и развозка (м. Московская/Балтийская)
Навыки
- Документооборот
- Деловое общение
- Бумажный документооборот
- Контроль исполнения решений
- Прием и распределение звонков
- Поиск информации в интернет
- Работа с базами данных
- входящая документация