Менеджер-администратор офиса
Менеджер-администратор офиса
Полевской, территория Восточный Промышленный Район, 2/13А
Описание вакансии
Обязанности:
Посмотреть контакты работодателя
- Координация и стандартизация внутренних процессов, внедрение цифровых инструментов и систем документооборота, позволяющих оптимизировать внутренние процессы компании и обеспечивающих информационную безопасность; интеграция программных решений в единую экосистему компании;
- обеспечение сотрудников информацией о правилах и процедурах внутри компании, контроль соблюдения внутренних правил компании;
- Обратная связь руководителю об исполнении поручений и задач сотрудниками;
- Административно-хозяйственное обеспечение. Бюджетирование административных расходов. Планирование, контроль и оптимизация затрат на офисные нужды. Закупка канцтоваров, расходных материалов, учет и контроль наличия и офисных принадлежностей;
- Взаимодействие с внешними службами: Координация работы курьерских компаний и поставщиков услуг связи (почта РФ, СДЭК), клининговых служб, мастеров по ремонту оборудования, IT-специалистов;
- Управление документооборотом. Ведение реестров, архивирование документов (физических и цифровых), подготовка писем, приказов и распоряжений, ЛНА, отчётов, презентаций;
- Контроль состояния офиса и оборудования. Слежение за чистотой и порядком, контроль исправности офисной техники и мебели, своевременное инициирование ремонта;
- Организация командировок: заказ билетов, бронирование гостиниц;
- Организация встреч, переговоров, взаимодействие с посетителями;
- Координация взаимодействия между подразделениями.
- Требования:
- Опыт работы помощником руководителя, офис-менеджером от 5 лет
- Уверенное владение офисным ПО: MS Office, CRM-системы, системы электронного документооборота
- Грамотная устная и письменная речь, навык формировать цельный официальный текст из отдельных тезисов.
- Высокая организованность, ответственность и внимательность
- Высокий уровень коммуникативных навыков во взаимодействии с разными людьми
- Умение работать в режиме высокой концентрации внимания и последовательность при выполнении задач, применение и внедрение инструментов тайм-менеджмента.
- Соблюдение конфиденциальности и деловой этики; понимание концепции командной работы и профессионального общения, недопустимость инициирования и участия в непрофессиональных формах взаимодействия внутри коллектива (сплетни, интриги, конфликты); умение создать в команде атмосферу вовлеченности, уважительного и позитивного взаимодействия, сплоченности ради общей цели компании.
- Мы предлагаем:
- Официальное трудоустройство;
- Стабильную заработную плату;
- Работу напрямую с руководством компании;
- Возможности профессионального развития;
- Дружную команду и комфортную рабочую атмосферу.
