Офис-менеджер

Офис-менеджер обеспечивает бесперебойную административную и документационную поддержку компании: порядок в документообороте, контроль оплат и чёткую работу офиса.

Обязанности:

Документооборот и почта

• Физический сбор корреспонденции с почты и её сортировка:

Письма, договора, документы с печатью контрагента → в бухгалтерию

УПД и товарные накладные → скан + отправка на почту бухгалтера с фиксацией даты и времени

Письма от судов, налоговой, силовых структур → лично директору

• Сбор УПД от поставщиков (по структуре: год–месяц–неделя–название поставщика)
• Разбор и распределение электронной почты компании
• Разбор ЭДО (электронный документооборот)
• Оформление и ведение доверенностей
• Подготовка предсудебных уведомлений

Финансовый контроль

• Контроль оплат: своевременные напоминания менеджеру
• Проверка контрагентов перед осуществлением оплат

Организация офиса

• Ответы на входящие звонки и первичная маршрутизация обращений
• Закупка продуктов и напитков для офиса (1 раз в месяц)
• Бронирование переговорной комнаты для командных координаций
• Распределение ответственности за сбор бухгалтерских документов (ежеквартально)

Поддержка руководителя

• Выполнение оперативных поручений руководителя
• Напоминания об аукционах и ключевых событиях
• Подготовка и организационное сопровождение стратегических сессий

• 100% собранных и корректно оформленных документов (УПД, доверенности)
• Своевременная обработка и распределение входящей корреспонденции
• Контроль оплат без задержек
• Оперативное выполнение поручений руководителя
• Чёткая организация работы офиса, отсутствие жалоб со стороны команды

• Внимательность и аккуратность при работе с документами
• Ответственность и пунктуальность
• Базовое владение ПК: электронная почта, сканирование, работа с файлами
• Умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности
• Грамотная устная и письменная речь
• Будет плюсом: опыт работы с ЭДО, знание 1С, опыт делопроизводства

• Возможно совмещение с учёбой (неполный рабочий день)
• Заработная плата: от 40 000 руб./мес. — при полной занятости выше
• Стабильные выплаты 2 раза в месяц
• Компенсация абонемента в спортзал (ежемесячно)
• Дополнительный доход с проектов
• Дружная команда и интересные задачи