Специалист по документационному обеспечению (архивариус) / помощник руководителя

Team.Inno – одна из наиболее опытных белорусских компаний в области полного цикла разработки, внедрения и поддержки программного обеспечения, бизнес-анализа, дизайна, тестирования и управления проектами

За 18+ лет мы реализовали более 1600 проектов в разных отраслях для заказчиков из США, Канады, Великобритании, Германии, Франции, Италии, Японии и других стран. Наша команда специализируется на 40+ бизнес-доменах, включая Artificial Intelligence, Machine Learning, Augmented & Virtual Reality

Сейчас Team.Inno объединяет 3500+ специалистов, которые работают в офисах компании в Беларуси, Польше, Литве, Грузии и Германии. Мы постоянно ищем опытных и начинающих специалистов, а с 2025 предлагаем обучение на бесплатных онлайн-курсах для всех, кто хочет начать карьеру в IT

У нас можно пробовать себя на проектах разного масштаба, менять направления и выбирать карьерные треки. Присоединяйся!

Наши ожидания:

• Высшее или среднее специальное образование;
• Знание положений, инструкций, других руководящих материалов и документов по ведению делопроизводства в организации;
• Знание основных положений Единой государственной системы делопроизводства;
• Опыт работы делопроизводителем, архивариусом;
• Опытный ПК-пользователь;
• Аналитический склад ума, системность мышления, инициативность, самостоятельность, ответственность и исполнительность;
• Усидчивость, внимательность, умение работать в команде, а также в режиме многозадачности.

Чем предстоит заниматься:

• Осуществлять организацию и проведение работы с обращениями граждан и юридических лиц в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь, включая осуществление записи на личный прием граждан, их представителей и представителей юридических лиц к должностным лицам организации;
• Осуществлять функции по обеспечению организации и совершенствования системы документационного обеспечения управления в организации, соблюдения правил документирования и организации работы с документами, методического руководства работой с документами и обучения работников основам делопроизводства, внедрения и применения современных информационных технологий в работе с документами в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь;
• Обеспечивать своевременную отправку исполненной документации по назначению (адресатам) в соответствии с установленными правилами документооборота;
• Составлять проекты деловых писем и иных документов, направляемых сторонним организациям, а также ответы на письма по поручению руководителя организации, его заместителей;
• Осуществлять контроль за сохранностью документов, переданных в архив организации;
• Организовывать и обеспечивать документационное обслуживание деятельности руководителя организации, его заместителей;
• Формировать, составлять внутренние описи, листы заверителей, проставлять нумерации дела;
• Составлять годовые описи, архивные справки;
• Составлять номенклатуры дел организации, прошивать дела;
• Вести архив организации в порядке, установленном законодательством, локальными правовыми актами;
• Подготавливать проекты актов об уничтожении документов и дел, сроки хранения которых истекли,
• Составлять проекты писем, договоров, приказов по ОД и практике студентов, учащихся;
• Регистрировать входящую/исходящую корреспонденцию;
• Формировать заявки на отправку корреспонденции, осуществлять контроль за взаимодействием с почтовой, курьерской службами;
• Отправлять корреспонденцию.

Мы предлагаем:

Рабочая среда:

• Формат работы в офисе;
• Просторные и комфортные рабочие места;
• Подробный онбординг: знакомство с командой, процессами и правилами, экскурсия по офису, welcome card;
• Уютные кухни, игровые комнаты, коворкинги, лаунж-зоны.

Дополнительные бонусы:

• Скидки у компаний-партнеров (от пиццерий и книжных до магазинов бытовой техники).

Если ты ищешь реальные возможности реализовать себя, управлять профессиональным и карьерным ростом – будем рады видеть тебя в нашей дружной команде!

Создание рабочего места планируется в перспективе