Делопроизводитель

Должностные обязанности:
ВНИМАНИЕ!!! Формат работы не удаленный, а на рабочем месте в офисе!!!

• Ведение входящей и исходящей документации: регистрация, присвоение регистрационных номеров, учет и контроль сроков исполнения.
• Подготовка и оформление служебных записок, писем, приказов, распоряжений, отчетов и иных деловых документов в соответствии с нормативными требованиями и внутренними стандартами.
• Формирование и ведение дел по личному составу, кадровых и финансовых документов (при необходимости) с соблюдением конфиденциальности.
• Организация делопроизводства в подразделении: создание, систематизация и хранение дел, ведение архива (бумажного и/или электронного).
• Контроль за исполнением поручений: направление документов ответственным, напоминание о сроках, сбор исполненных материалов и подготовка ответов.
• Сканирование, оцифровка и ввод документов в электронную систему документооборота (ЭДО).
• Взаимодействие с почтовыми и курьерскими службами; подготовка и отправка корреспонденции.
• Обеспечение сохранности документов, соблюдение правил учета, описи и утилизации (пересылки) документов.
• Подготовка документов к проверкам, ревизиям и внутренним аудитам; предоставление по запросу необходимых материалов.
• Ведение журналов регистрации, карточек учета, номенклатуры дел и прочих учетных форм.
• Сопровождение документооборота с контрагентами: прием/выдача договоров, приложений, актов.
• Обучение и консультирование сотрудников по вопросам делопроизводства и правильного оформления документов (при необходимости).
• Выполнение поручений руководителя, связанных с документооборотом и организационной работой.

Требования к кандидату:

• Образование: среднее профессиональное (спец. «Документационное обеспечение управления и архивоведение», «Офис-менеджмент» и т. п.) или высшее (юридическое, экономическое, управленческое).
• Опыт работы: от 3 лет в делопроизводстве/архиве/офис-менеджменте, в юриспруденции, бухгалтерии
• Знание норм и правил делопроизводства, требований к оформлению служебных документов.
• Навыки работы с офисными приложениями (MS Word, Excel), офисной техникой.
• Быстрая печать, аккуратность в оформлении документов, внимательность к деталям.
• Знание и соблюдение правил конфиденциальности и кадровой документации.
• Коммуникабельность, умение работать в команде, ответственность и организованность.
• Умение ставить приоритеты в задачах, соблюдать сроки и работать с большим объёмом информации.
• Знание правовой терминологии, навыки деловой переписки, грамотная письменная речь.
• Желательно: опыт ведения архива и формирования номенклатуры дел; Навыки работы с электронными системами документооборота (1С:Документооборот, Saby, Directum, или корпоративные ЭДО); знание правил работы с электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

Дополнительные пожелания:

• Гибкий график или готовность к переработкам в пиковые периоды.
• Знание татарского языка (если требуется общение с местными клиентами/органами в Татарстане).
• Наличие рекомендаций с предыдущего места работы.