Помощник начальника службы закупок и логистики

Уважаемые соискатели!

Прошу Вас очень внимательно ознакомиться с требованиями нашей вакансии. На собеседовании будьте, пожалуйста, готовы максимально подробно рассказать о своем практическом опыте реализации релевантных задач. Благодарю за понимание.

ВАЖНО:

- в вакансии указана окончательная цифра оклада штатного расписания,

- гибридный или удалённый формат работы на данной должности не предусмотрен,

- собеседования проводят начальник службы и начальник отдела, только очные встречи.

Ключевые задачи и обязанности:

1. Договорная работа и документооборот службы

- подготовка договорной документации на закупку товаров: оформление проектов договоров закупки по типовой форме Общества,

- запрос у контрагентов проектов договоров поставки (по форме контрагента) либо протоколов разногласий к типовому договору,

- внесение подписанных контрагентами договоров поставки в систему электронного документооборота (СЭД/ЭДО), используемую в Обществе,

- организация обмена оригиналами договорной документации с контрагентами (почта, курьерская доставка, сканированные копии).

2. Реестр договоров и контроль сроков

- ведение реестра заключенных договоров поставки продукции,

- контроль сроков действия договоров,

- подготовка предложений по продлению договоров либо заключению договоров на новый срок.

3. Претензионная и рекламационная работа

- подготовка проектов претензионных писем контрагентам (по факту задолженности перед Обществом),

- согласование писем внутри Общества (юридический, финансовый отделы),

- организация рекламационной работы с контрагентами (ненадлежащее качество, сроки, комплектация).

4. Взаимодействие с контрагентами и внутренними подразделениями

- переговоры и переписка с контрагентами (согласование условий, уточнение реквизитов, графиков поставок),

- подготовка пакетов документации по запросам контрагентов (анкеты, копии уставных документов, доверенности, опросные листы),

- взаимодействие с финансовым и юридическим отделами Общества по вопросам согласования договоров, оплат и претензий,

- контроль получения корректных первичных документов поставки (ТОРГ-12, УПД, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные) и актуальных актов сверки от контрагентов,

- обновление информационных баз о контрагентах: организационно-правовые формы, юридические/фактические адреса, банковские реквизиты, телефоны, фамилии руководителей.

5. Делопроизводство и ЭДО

- организация и обеспечение делопроизводства службы закупок и логистики,

- работа в системе электронного документооборота (ЭДО) – регистрация, маршрутизация, контроль исполнения, архивация,

- выполнение распоряжений начальника службы закупок и логистики,

- замещение помощника генерального директора во время его отсутствия (отпуск, болезнь, командировка), выполнение его должностных обязанностей и указаний непосредственного руководителя, связанных с замещением.

Требования к кандидату:

- образование не ниже среднего профессионального,

- опыт работы на аналогичной позиции (помощник руководителя, специалист по договорной работе, менеджер по закупкам/документообороту) от одного года,

- знание структуры и требований к договору поставки, умение работать с типовыми формами и протоколами разногласий,

- опыт ведения реестров договоров и контроля сроков,

- навыки подготовки претензионных писем и участия в претензионной/рекламационной работе,

- уверенный пользователь ЭДО.

Личные качества

- желание работать в данной сфере, расти, учиться, развивать профессионализм,

- высокая организованность и системность,

- внимательность к деталям (особенно в договорах, реквизитах, датах),

- стрессоустойчивость (работа с разногласиями и претензиями),

- развитые коммуникативные навыки и компетенции (переговоры с контрагентами, согласования внутри компании),

- исполнительность, ориентация на результат и соблюдение сроков.

Мы предлагаем:

- оформление строго в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации,

- предварительный медицинский осмотр (за счет работодателя),

- оклад, премирование по результатам работы,

- ежегодное обеспечение повышения уровня реального содержания заработной платы (повышение окладов / индексация),

- пятидневная рабочая неделя с 9:15 до 18:00, пятница - до 16.45,

- добровольное медицинское страхование,

- корпоративные обеды, удобная столовая, чай/кофе,

- возможность обучения за счет работодателя,

- материальная помощь в рамках корпоративного стандарта,

- комфортные условия труда: новое производственное здание, буккроссинг, настольный теннис,

- дружный коллектив, корпоративные мероприятия (в том числе детские),

- корпоративный групповой спорт - своя волейбольная команда, коллективное участие в федеральных спортивных мероприятиях (марафон, велогонка La Strada , Гонка Героев), внутрикорпоративные соревнования по боулингу, картингу,

- детские подарки (Новый год, "Первоклассник"),

- большая бесплатная парковка на территории предприятия,

- корпоративный транспорт от станции метро "Проспект Ветеранов" и "Московская".

Адрес предприятия (места работы) - Ленинградская область, Ломоносовский муниципальный район, Виллозское городское поселение, тер. Южная часть производственной зоны Горелово, улица Сименса, д.2/4, пешая доступность от п. Новогорелово.