Делопроизводитель

Работа с входящей и исходящей корреспонденцией:

• приём и первичная обработка поступающих документов;
• регистрация входящих документов в специальном журнале или электронной системе (присвоение номера, индекса, фиксация даты поступления);
• проверка корректности оформления документов (наличие подписей, дат, реквизитов).

Распределение документов:

• передача документов соответствующим подразделениям или исполнителям — в соответствии с резолюцией руководителя;
• контроль за движением документов внутри организации.

Контроль исполнения:

• отслеживание сроков исполнения поручений и предписаний;
• напоминание исполнителям о приближающихся или просроченных сроках;
• фиксация факта исполнения и отправка подтверждающего документа адресату.

Работа с архивом:

• систематизация и классификация документов текущего делопроизводства;
• формирование дел (группировка документов по тематическим, хронологическим или иным критериям);
• подготовка дел к передаче в архив организации (составление описей, оформление актов);
• обеспечение условий хранения документов, соблюдение сроков их хранения.

Подготовка справок и выписок:

• поиск необходимой информации в хранящихся документах;
• составление справок, выписок, копий документов по запросам сотрудников или внешних организаций.

Обеспечение сохранности и конфиденциальности:

• организация безопасного хранения документов, в т. ч. содержащих персональные данные или конфиденциальную информацию;
• участие в комиссии по уничтожению документов, утративших актуальность и не подлежащих обязательному хранению (оформление актов уничтожения).

Работа с внутренней документацией:

• приём, регистрация и передача на подпись руководителю заявлений, служебных записок, докладных и иных внутренних документов;
• оформление проектов приказов, распоряжений и других локальных актов по поручению руководства.

Поддержка электронного документооборота:

• внесение данных в электронные системы учёта (например, «1С:Документооборот», СЭД и т. п.);
• сканирование и оцифровка документов;
• обеспечение синхронизации бумажных и электронных архивов.

Организационные задачи:

• выполнение отдельных поручений руководителя;
• консультирование сотрудников по вопросам оформления и подачи документов;
• проведение инструктажей по правилам работы с документами и электронными архивами.

Подготовка к проверкам:

• сбор и систематизация документов по запросам контролирующих органов или руководства;
• составление описей и сопроводительных документов.