Помощник руководителя

Осуществлять руководство работниками секретариата, планировать работу в подразделении

Обеспечивать контроль над своевременностью приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документации

Разрабатывать номенклатуру дел организации

Разрабатывать нормативные документы, регламентирующие деятельность отдела (Положения секретариате, об архиве организации, об экспертной комиссии организации)

Осуществлять руководство работой архива организации

Инструктировать работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив

Контролировать своевременность поступления в архив от структурных подразделений документов, законченных делопроизводством

Осуществлять руководство работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывать методическую помощь в поиске необходимых документов

Осуществлять руководство работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли

Осуществлять проведение работ по экспертизе практической ценности архивных документов

Контролировать своевременность комплектации и передачи образующихся в деятельности организации документов на государственное хранение в Архивный фонд Российской Федерации

Подготавливать данные для составления отчетности о работе архива

Вести протоколы совещаний

Вести табеля учета рабочего времени дирекции и секретариата АО «АП»

Своевременно готовить продление и ДС к договорам по хозяйственной части, ГПХ уборщиц, ГПХ на время отпуска основного работника

Осуществлять контроль за исполнением поручений генерального директора (управляющего директора) (приказов, распоряжений, входящих документов с пометкой контроль)

Ежегодное составление бюджета (по секретариату)

Ежемесячное предоставление плана ДДС (по секретариату)

Сбор и хранение документов по служебным расследованиям и проверкам

Принятие поступающей корреспонденции для руководителей

Организация проведения телефонных переговоров, запись необходимой информации и доведения ее до генерального директора (управляющего директора)

Организация совещаний, оповещение участников совещаний

Организация приема посетителей, обеспечение программы встреч делегаций и размещение в гостинице, организация буфетного обслуживания делегаций, составление отчетной документации

Опыт работы в аналогичной должности от 1 года

Грамотная письменная и устная речь

Уверенное владение ПК (Word, Excel, Outlook)

Знание делопроизводства и делового этикета

Ответственность, пунктуальность, конфиденциальность

Оформление по ТК РФ

"Белая" заработная плата

График: 5/2 с 8:00 до 17:00

ДМС после прохождения испытательного срока

Прямое взаимодействие с руководством компании