Координатор офиса/помощник руководителя в международной выставочной компании

United Expo — международная выставочная компания Казахстана, специализирующаяся на организации и проведении международных выставок, форумов по всему миру. Мы создаём эффективные коммуникационные платформы, объединяющие лидеров отрасли, производителей, дистрибьюторов и конечных потребителей.

Наша компания специализируется на проведении крупных международных мероприятий в различных отраслях.
Среди ключевых проектов:
- United Property Expo — выставки зарубежной недвижимости.
- United Medical Expo — выставки в сфере медицины и медицинского туризма.
- Electronica Expo Kazakhstan — выставка промышленной электроники и инноваций.
- Central Asia Coatings Show - выставка лакокрасочных материалов и покрытий, сырья, оборудования и технологий для их производства.
- United Chemical Show - выставка химической промышленности.
- HoReCA Expo - выставка по индустрии гостеприимства, которая собирает на своей площадке поставщиков продукции и оборудования для отелей и ресторанов.
- Central Asia Tools & Hardware Show» – международная выставка инструментов, оборудования и отделочных работ .

Мы открыли вакансию Координатор офиса / Помощник руководителя в международной выставочной компании.

Обязанности:

Подготовка и координация рабочих материалов.

• Проверка и подготовка рабочих материалов, скриптов, коммерческих предложений. Проверка текущих скриптов на наличие ошибок и подготовка корректных документов.
• Выдача скриптов стажерам, выдача рабочей техники.

• Аналитическая поддержка и управление информацией.

• Подготовка статистических данных, аналитик для руководителя.

• Подготовка, написание и проверка всех шаблонов в CRM ( смс шаблоны для рассылки, смс шаблоны для WhatsApp, смс и почтовые шаблоны для менеджеров ОП и массовых рассылок менеджеров ОП.

• Проверка сайтов наших выставок (автоответы участник и посетитель, билеты на посещение, смс автоответы, ДАТЫ и место проведения выставки)

• Ведение и пополнение таблицы конкурентов по всем тематикам - цены, КП, условия участия.

• Подбор помощников по выставкам.

• Контроль дат проведения мероприятий конкурентами и своевременная отправка людей на сбор визиток и работу на выставке конкурентов.

• Координация мероприятий и административная поддержка офиса.

• Контроль поздравлений на дни рождения сотрудников офиса.

• Организация корпоративов.

• Организация zoom звонков с сотрудниками ( создание конференции, отправка ссылок)

• Встреча сотрудников на собеседования.

• Обеспечение офиса - заказ воды, необходимой канцелярии, контроль оплаты интернета.

Документооборот и работа с участниками

• Подготовка, оформление, хранение и подписание договоров, официальных писем, инвойсов и пригласительных для участников.

• Актуализация шаблонов договоров при необходимости.

• Организация подписания оригиналов документов на выставке, предварительное согласование с участниками.

• Подготовка закрывающих документов совместно с бухгалтерией раз в квартал (акты, сверки, счета и др.).

Требования:

Ответственность!, внимательность!!, умение быстро решать задачи.

• Обязательно с опытом работы помощника руководителя или документолога.
• Уверенное владение ПК, офисными программами и навыками создания презентаций.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Коммуникабельность и умение работать в команде.
• Знание английского или другого иностранного языка будет преимуществом.
• Умение анализировать информацию и принимать обоснованные решения.
• Умение держать все важные задачи под контролем, быть систематичным и дисциплинированным в выполнении своих обязанностей

Условия:

• График работы: 5/2, с 10:00 до 19:00.
• Офис в центральном районе левого берега Астаны, в Бизнес центре "А".
• Фиксированная ставка: 500 000 тенге
• Возможность карьерного роста
• Командировки за счёт компании по городам Казахстана и мира.
• Прямое участие в развитии офиса и компании, возможность предлагать и реализовывать свои идеи.

Почему это интересно?
Вы станете частью международной команды, будете общаться с коллегами из разных стран, участвовать в создании масштабных событий и получать бесценный опыт в выставочном бизнесе. Здесь ценят инициативу и амбиции, поэтому самые активные сотрудники быстро продвигаются по карьерной лестнице.