Помощник/ассистент руководителя

Обязанности:

1. Функции делопроизводителя:

• Прием, регистрация, учет, хранение входящей и исходящей корреспонденции (в бумажном и электронном виде). Отправка, регистрация и получение почтовой корреспонденции на «Почте России».

• Подготовка и оформление приказов, распоряжений, протоколов, писем и других документов в соответствии с установленными стандартами.

• Ведение номенклатуры дел, архивирование документов.

• Организация документооборота между отделами компании.

• Обеспечение сохранности первичных бумажных документов по управленческому учету производства и склада.

• Ознакомление сотрудников под подпись с приказами и распоряжениями, которые выпускает московский офис.

• Заказ канцелярии в офис, ввод необходимых заявок на оплату в 1сЕРП. Отслеживание личных кабинетов компании: интернет, топливные карты, платные дороги, почта и тд.

2. Функции помощника по кадровому делопроизводству (в связи с нахождением руководителя отдела кадров в московском офисе):

• Подписание и сбор пакетов документов для подписания (трудовые договоры, приказы о приеме на работу, увольнении, переводе, отпусках, служебные записки и т.д.). Формирование личных дел сотрудников. Учет трудовых книжек.

• Прием и проверка правильности оформления и полноты предоставляемых документов от сотрудников (заявлений на отпуск, увольнения и тд)

• Контроль за возвратом подписанных документов и их последующим хранением в соответствии с установленными требованиями.

• Взаимодействие с сотрудниками подразделений по вопросам оформления кадровых документов.

3. Общие ассистентские функции руководителя:

• Планирование рабочего графика заместителя генерального директора, организация встреч и совещаний.

• Ведение календаря руководителя, напоминание о важных событиях.

• Ведение протокола планерок и совещаний, ознакомление ответственных сотрудников под подпись.

• Подготовка презентаций, аналитических справок, сводных отчетов по поручению руководителя.

• Оперативное выполнение других поручений руководителя, связанных с его административной и организационной деятельностью.