Специалист по документообороту (активные звонки / взаимодействие с подрядчиками)

ООО «Третий элемент» — динамично развивающаяся компания работающая в сфере железнодорожного транспорта. На сегодняшний день нам нужен человек, который возьмёт на себя оперативный контроль и документооборот по ремонтам грузовых вагонов, чтобы я (руководитель) мог заниматься стратегией, а не «тушить» каждый вагон.

Что предстоит делать

Активные звонки и контроль ремонта (ключевое):

• Ежедневно обзванивать подрядчиков (ремонтные депо, участки текущего отцепочного ремонта вагонов) — уточнять статус ремонта каждого вагона, сроки, возникающие проблемы

• Контролировать, что ремонт идёт по графику, фиксировать задержки

• Выявлять проблемные вопросы (срыв сроков, брак, нехватка деталей, расхождения в документах) и подсказывать мне готовые решения или варианты действий

Документооборот по каждому вагону:

• Вести полный пакет документов на каждый вагон: дефектные ведомости, акты, счета, УПД

• Перевыставлять документы Заказчику — своевременно передавать закрывающие комплекты, в случае выявления замечаний устранять их

• Проверять правильность и комплектность первички от подрядчиков

Коммуникация:

• Звонки и переписка с подрядчиками (требовать документы, уточнять детали)

• Оперативное согласование с Заказчиком по заменам дорогостоящих деталей

Отчётность и подсказки руководителю:

• Вести сводную таблицу по всем вагонам (статус ремонта, готовность документов)

• Раз в день готовить короткую сводку: «всё ок» / «список проблемных вагонов — вот что предлагаю сделать»

• Самостоятельно решать рутинные вопросы, ко мне эскалировать только то, где нужно моё решение, но с вариантами («я предлагаю позвонить подрядчику Х и потребовать то-то, либо подключить юриста»)

Мы предлагаем

Доход: оклад 50 000 – 70 000 ₽ + премия за контроль сроков, оперативность сдачи выполненных ремонтов

График: 5/2, 09:00–18:00 (пятница до 17:00)

Условия:

• Официальное трудоустройство, соцпакет

• Офис в деловом центре

• Обучение нюансам ремонта вагонов и документообороту

• Вы будете моей «правой рукой» именно по этому проекту — реальное влияние

Портрет кандидата

Личностные качества:

• Не боитесь звонить — это 50% работы (подрядчики не всегда идут навстречу, нужно уметь мягко, но настойчиво добиваться информации)

• Системность — держать в голове десяток вагонов и не путать документы

• Проактивность — не просто докладываете «там проблема», а предлагаете: «Иванов, предлагаю сделать так-то»

• Стрессоустойчивость — подрядчики могут врать про сроки, документы задерживать

Профессиональные требования:

• Опыт работы от 1 года (диспетчер, координатор, помощник руководителя, документооборот)

• Уверенные звонки и переговоры (по телефону)

• Владение Excel (таблицы, фильтры, простые формулы)

• Готовность работать в CRM / 1С (обучим)

Будет преимуществом:

• Опыт в ЖД-ремонте, логистике или строительстве (где нужно контролировать подрядчиков)

• Опыт ведения и закрытия документов по выполненным работам

Как откликнуться

Отправьте резюме. В теме письма: «Координатор по ремонту вагонов». Расскажите, есть ли у вас опыт активных звонков и контроля подрядчиков.

Важно для кандидата: эта работа не про «сидеть и перекладывать бумажки». Нужно звонить, контролировать, подсказывать мне проблемы раньше, чем они превратятся в кризис. Если готовы — жду.