Офис-менеджер/Администратор офиса

Обязанности:

• Открытие и закрытие офиса (контроль доступа).
• Отслеживание электронной почты (email), обработка входящей корреспонденции.
• Оформление и отправка исходящей корреспонденции, а также выезды на почту для получения/отправки документации.
• Встреча и координация контрагентов, курьеров, уборщиков. Приёмка выполненных работ (проверка доставленных документов/товаров, контроль качества уборки, подписание актов или отметок).
• Сбор коммерческих предложений от поставщиков.
• Запрос счетов на покупку приборов и расходных материалов для лаборатории.
• Контроль того, что заканчивается (канцелярия, хозтовары, расходники для лаборатории, вода, чай/кофе) — своевременный мониторинг остатков и формирование заявок на закупку.
• Приём товаров по накладным, сверка фактического наличия с документами.
• Сбор, контроль и хранение первичной документации для бухгалтерии (акты, УПД, счета-фактуры) — обеспечение полного комплекта к концу каждого квартала.
• Организация корпоративов (поиск площадки, кейтеринг, поздравления сотрудников).
• Организация корпоративных поздравлений сотрудников (дни рождения, праздники) — подготовка подарков, координация расходов, взаимодействие с коллективом.
• Бронирование билетов и гостиниц для командированных сотрудников.
• Размещение вакансий на HeadHunter и других сайтах, мониторинг откликов, приглашение кандидатов на собеседование.
• Подготовка и оформление договоров для новых сотрудников (по шаблонам компании, включая договоры с самозанятыми исполнителями).
• Выполнение поручений руководства.

Требования к кандидату

• Опыт работы не требуется — рассматриваем кандидатов без опыта или с минимальным.
• Уверенный пользователь ПК: электронная почта, Word, Excel, интернет-магазины (в т.ч. «Комус»), сайты по поиску работы (hh.ru и др.).
• Грамотная устная и письменная речь.
• Внимательность к деталям, ответственность, системность.
• Обучаемость — готовность быстро освоить внутренние процессы компании.
• Предприимчивость и инициативность.

Условия:

• Уважительное, честное отношение, быстрый старт в работе
• Стабильная зарплата 2 раза в месяц
• Корпоративное обучение, при необходимости
• Работа в небольшой дружной компании, неформальная атмосфера
• Оплачиваемый отпуск
• Работа в растущей инжиниринговой компании
• График работы: 5/2, 9:00-18:00