Офис-менеджер

О вакансии: Обеспечение бесперебойного функционирования офиса, эффективного документооборота и комфортных условий для работы сотрудников

Ключевые обязанности:

1. Административно-хозяйственное обеспечение:

• Заказ хозяйственных товаров: формирование заявок на канцтовары, бытовую химию, продукты для кухни (кофе, молоко), расходные материалы; приёмка товаров, сверка с товарными накладными и контроль расхода.
• Обслуживание оргтехники: замена картриджей, контроль уровня чернил/тонера, оформление заявок на ремонт.
• Своевременная оплата услуг связи и интернета: ежемесячное отслеживание счетов за интернет и телефонию.

2. Корпоративная культура и мероприятия:

• Организация поздравлений сотрудников с днём рождения: сбор средств, заказ цветов, открытки.
• Организация корпоративных мероприятий (Новый год, 23 февраля, 8 марта, выезды): планирование, выбор площадки/подрядчика, составление сметы, заказ кейтеринга, реквизита, координация участников, контроль проведения.

3. Документооборот:

• Входящая и исходящая корреспонденция:
• Оформление простых документов: заявки, письма, счета.
• Обработка корреспонденции: сортировка по адресатам, сканирование/печать документов, передача на рассмотрение руководству.
• Ведение деловой переписки (в т.ч. в мессенджерах и электронной почте).

4. Архив и систематизация:

• Ведение реестра договоров (регистрация, систематизация, актуализация данных).

5 Дополнительные обязанности:

• Встреча и приём гостей/партнёров/заказчиков (встреча в холле, предложение чая/кофе, уведомление сотрудника).
• Выполнение отдельных поручений руководителя

Опыт: от 1 года на позиции офис-менеджера, администратора или в сфере документооборота (желательно в строительной/проектной компании).

Знания:

• принципов делопроизводства и порядка регистрации документов;
• основ работы с оргтехникой и первичной диагностики неисправностей.

Личные качества:

• ответственность, внимательность к деталям, системность;
• стрессоустойчивость, умение многозадачности;
• коммуникабельность, аккуратность, инициативность.

Преимущества работы в компании

• возможность профессионального роста в динамично развивающейся отрасли;
• обучение и поддержка со стороны опытных коллег;
• дружный коллектив и комфортный офис.