Операционный менеджер бэк-офиса в WolfMedia

Кострома, улица Свердлова, 41Б

Описание вакансии

WolfMedia — издательство новых медиа. Мы развиваем десятки каналов, сообществ и групп в социальных сетях, запускаем рекламные кампании и создаём контентные проекты для клиентов.

Сейчас мы ищем операционного менеджера бэк-офиса — человека, который возьмёт на себя административный контур компании: офис, документы, оплаты, найм, подрядчиков, сервисы, технику, доступы, мероприятия и внутреннюю отчётность.

Это не позиция бухгалтера, юриста или HRD. Но нам нужен человек, который умеет работать в связке с бухгалтерией, юристами, руководителями отделов, подрядчиками и сотрудниками, чтобы задачи не терялись, документы были подписаны, оплаты проходили вовремя, офис работал, а руководителям не приходилось держать всё это в голове.

Что предстоит делать

Офис и административные процессы

Следить, чтобы в офисе всегда было чисто, комфортно и всё было на месте.
Организовывать закупки для офиса: вода, чай, кофе, снеки, бумага, мыло, бытовая химия, канцтовары и другие расходники.
Следить за переговорной: вода, стаканы, салфетки, порядок перед встречами.
Контролировать клининг, качество уборки и своевременность выхода исполнителей.
Решать бытовые и технические вопросы офиса: что-то сломалось, закончилось, нужно заказать, починить или заменить.
Взаимодействовать с арендодателем, управляющей компанией, мастерами, сервисными службами и подрядчиками.

Финансы, оплаты и бухгалтерия

Вести таблицы по регулярным оплатам, авансам, зарплатам, подрядчикам, сервисам и хозяйственным расходам.
Помогать с организацией выплат сотрудникам и подрядчикам.
Контролировать сроки оплат и напоминать ответственным.
Собирать счета, акты, чеки и закрывающие документы.
Передавать документы бухгалтеру и помогать держать порядок в финансово-административных процессах.
Контролировать регулярные платежи: сервисы, подписки, телефония, камеры, SIM-карты, офисные расходы.

Документы и договоры

Организовывать подписание договоров, актов, заявлений и других документов с сотрудниками, подрядчиками и исполнителями.
Вести и систематизировать договорную базу.
Следить, чтобы все необходимые документы были подписаны и лежали в правильном месте.
Контролировать сроки действия договоров и необходимость их обновления.
Взаимодействовать с бухгалтерией и юристами по документам.
Помогать в обновлении внутренних регламентов, шаблонов договоров и инструкций.

Найм и оформление сотрудников

Публиковать вакансии на HeadHunter и других площадках.
Следить за откликами, делать первичный отбор кандидатов.
Писать кандидатам, задавать уточняющие вопросы, проводить первичный обзвон.
Организовывать собеседования с руководителями отделов.
Вести таблицу кандидатов и статусов по найму.
Помогать с оформлением выбранного кандидата: документы, договор, связь с бухгалтерией.
Контролировать, чтобы новый сотрудник получил нужные доступы, инструкции и понимал дальнейшие шаги.

Сотрудники, доступы и техника

Вести список сотрудников, подрядчиков, контактов, дней рождения и дат выхода.
Организовывать выдачу техники, SIM-карт, аккаунтов и доступов.
Следить, кому что выдано и кто за что отвечает.
При увольнении сотрудника контролировать возврат техники, закрытие доступов, документов и выплат.
Помогать новым сотрудникам с адаптацией: документы, доступы, инструкции, контакты ответственных.
Организовывать поздравления сотрудников с днями рождения и важными датами.

Сервисы, подписки и регулярные платежи

Вести список корпоративных сервисов, подписок, SIM-карт, камер, телефонии и регулярных платежей.
Контролировать сроки оплат, чтобы ничего важного не отключалось.
Проверять актуальность сервисов и отключать ненужное после согласования.
Следить за доступами: кому что выдано, какие доступы нужно создать, изменить или закрыть.
Искать более выгодные тарифы или альтернативы, если расходы можно оптимизировать.

Подрядчики и внешние исполнители

Искать подрядчиков под разные задачи: клининг, ремонт, IT, юристы, курьеры, печать, мебель, мероприятия и разовые офисные задачи.
Сравнивать варианты по цене, срокам и качеству.
Договариваться об условиях и контролировать выполнение работ.
Собирать документы от подрядчиков и передавать их бухгалтерии.
Формировать базу проверенных исполнителей.

Мероприятия и командировки

Организовывать корпоративы, внутренние мероприятия, праздники и командные встречи.
Подбирать площадки, бронировать места, согласовывать бюджет.
Организовывать подарки и поздравления сотрудников.
Помогать с командировками: билеты, проживание, маршруты, трансферы, документы.
Контролировать оплаты и отчётность по мероприятиям и поездкам.

Порядок, таблицы и отчётность

Создавать и поддерживать таблицы, чек-листы, базы документов и простые инструкции.
Вести понятную отчётность по оплатам, авансам, сервисам, договорам, найму, закупкам и офисным задачам.
Раз в неделю обновлять статусы: что сделано, что в работе, где есть просрочки, где нужно решение руководителя.
Следить, чтобы важная информация не терялась в чатах.
Фиксировать договорённости, сроки и ответственных.
Предлагать, как сделать процессы проще, быстрее и понятнее.

Что важно для нас

Опыт в административной, офисной, операционной, HR-ассистентской или финансово-административной роли от 1 года.
Умение вести таблицы, списки, документы, сроки и статусы задач.
Внимательность к деталям: документы, оплаты, даты, договоры, доступы.
Умение самостоятельно искать информацию, подрядчиков и исполнителей.
Способность доводить задачи до результата без постоянного контроля.
Нормальная деловая коммуникация с сотрудниками, руководителями, бухгалтерией, юристами и подрядчиками.
Практичность: умение не переплачивать, сравнивать варианты и разумно расходовать бюджет.
Спокойное отношение к разноплановым задачам: сегодня договор, завтра клининг, послезавтра HH, потом билеты, SIM-карты и сервисы.
Уверенное владение Google Sheets / Excel, мессенджерами, почтой и документами.

Будет плюсом, если у вас есть опыт работы с ЭДО, HeadHunter, CRM/таск-менеджерами, кадровыми документами или бухгалтерией.

Кому подойдёт эта работа

Эта позиция подойдёт человеку, который любит порядок, умеет самостоятельно разбираться в задачах и не ждёт, пока ему распишут каждый шаг.

У нас много разных процессов: офис, документы, оплаты, найм, подрядчики, командировки, сервисы, техника, доступы. Важно не просто “выполнять поручения”, а брать задачу в работу, уточнять детали, находить решение, доводить до результата и фиксировать всё в понятной системе.

Кому не подойдёт

Если вам комфортно работать только по очень подробной инструкции.
Если вы не любите таблицы, документы и контроль сроков.
Если вам сложно самостоятельно искать информацию и исполнителей.
Если вы быстро теряетесь, когда задач много и они разноплановые.
Если вы не готовы заниматься бытовыми и офисными вопросами наряду с документами, наймом и оплатами.

Условия

Оплата: от 80 000 ₽ на руки.
Выплаты 2 раза в месяц.
Полная занятость, график 5/2.
Оформление по ТК РФ или как самозанятый / ИП — обсуждается индивидуально.
Офис, техника и необходимый софт предоставляются.
Неформальная коммуникация, без лишней бюрократии.
Корпоративные мероприятия и участие во внутренней жизни команды.

Что будет результатом вашей работы

В офисе есть всё необходимое, всё работает, всё чисто и организовано.
Оплаты, авансы, сервисы и регулярные платежи не забываются.
Документы подписаны, разложены и быстро находятся.
Найм движется: вакансии опубликованы, кандидаты обработаны, собеседования назначены.
Новые сотрудники выходят без хаоса: документы, доступы, техника и инструкции готовы.
Подрядчики найдены, задачи выполнены, документы переданы бухгалтерии.
Руководители отделов понимают статусы задач и не держат весь бэк-офис в голове.