Делопроизводитель/архивариус (строительство)

Обязанности:

• Обработка входящей - исходящей документации, корреспонденции, электронного документооборота (регистрация, отправка, распределение входящей корреспонденции по исполнителям, контроль за исполнением);
• Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе в СЭД;
• Контроль исполнения документов в организации;
• Архивирование документов (подшивка, формирование в дела, нумерация);
• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;
• Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает его в отсутствии полученную информацию, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем предприятия;
• Ведение совещаний под протокол;
• обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, хранения, использования, сохранности принимаемых в архив документов;
• подготовка сводных описей единиц постоянного и временного срока хранения, а также актов на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли;

• обеспечение систематизации и хранения документов в традиционном и автоматизированном режиме (комплектование, учет, хранение документации на различных носителях);
• выдача в соответствии с поступающими запросами архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготовка данных для составления отчётности о работе архива;

• Организует прием посетителей, содействует оперативностями рассмотрения просьб и предложений работников;
• Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
• Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела;
• Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению. акта о передаче и уничтожение документов, не подлежащих хранению;
• Составление внутренней описи дел для особо ценных документов;
• Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения.

Требования:

• Отличное знание ПК на уровне опытного пользователя.
• Активная жизненная позиция
• Умение работать в режиме многозадачности.
• Умения анализировать поступившую информацию.
• Оперативность, мобильность.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Уверенный пользователь 1с и EXCEL

Условия:

• Официальное трудоустройство
• Готовность к периодически возникающим ненормированным рабочим дням.
• График: стандартная пятидневка (5/2), рабочий день с 9:00 до 18:00.