Помощник / ассистент руководителя

Ищем ассистента в команду ивент-агентства (удаленно).

Руководитель с командой уже более 12 лет организовывают мероприятия различного уровня — от камерных событий на 100 человек до масштабных проектов на 2000 участников. Основная специализация — B2B-ивенты, а также проекты в сегментах B2G и B2C, в том числе и международные проекты.

В портфолио — работа с Газпром, Манго Телеком, выставка «Россия» на ВДНХ, госзакупки и IT-компании. Среди ярких кейсов — «Неделя высокой моды» с большой ТВ- и PR-кампанией, спартакиада на 2000 человек и мн.др. Сейчас агентство активно развивает новые направления и масштабирует международные проекты.

Что делать:

— Выполнение бизнес (90%) и личных (10%) поручений руководителя
— Аналитика и работа с данными: ведение задач в YouGile, синхронизация Google Календаря, контроль дедлайнов, быстрый поиск, обработка и структурирование информации, активная работа в Excel, с документами, составление и редактирование смет, заявлений на возврат, выставление счетов
— Коммуникация с командой, подрядчиками разного уровня и B2B-заказчиками: четкое донесение целей, цен, сроков и уровня срочности; точная фиксация договоренностей, работа с GPT и AI-инструментами — написание промптов и автоматизация рутины, подготовка и верстка презентаций в PowerPoint, Figma, Canva, Photoshop
— Travel-поддержка: покупка билетов, поиск отелей на конкретные даты, продумывание поездок с трансферами, отелями, активностями, таймингом и сметами

Что важно:

— Территориально: любой регион РФ — формат полностью удаленный, полная занятость без совмещений и параллельных проектов, иметь свою технику для работы
— Опыт ассистентской работы и хотя бы минимальное понимание ивент-сферы (опыт в MICE-отделе, личная организация мероприятий, аренда мебели для ивентов, полиграфия/печать для B2B)
— Уверенная работа с YouGile, Google Календарем, Excel (сметы, расчеты), PowerPoint, Figma/Canva/Photoshop — будут большим плюсом; чувство стиля и насмотренность для сборки презентаций
— Системное аналитическое мышление, скрупулезная внимательность к деталям — в ивенте любая мелочь решает все; проверка корректности документов
— Умение выстраивать коммуникацию: четко доносить мысли подрядчикам и коллегам, обозначать срочность, цели, цены, сроки
— Стабильная связь — всегда возможно дозвониться/дописаться; при недоступности — предупреждение заранее
— Английский на базовом уровне будет плюсом — периодически используется на международных проектах для созвонов и понимания смет. Базовая ИИ-грамотность (GPT, промпты) — также плюс

Что предлагаем:

— Фин.мотивация: 60 000 руб. в 1й месяц, 70 000 руб. со 2го месяца на ИС (2-3 мес.); далее от 70 000 + KPI с проектов с целевым выходом до 100 000 руб. через 4-6 месяцев по мере роста сложности задач. Выплаты каждые 2 недели
— Оформление: ГПХ с СЗ, ИП, обсуждается индивидуально
— Формат и график работы: удаленно из любого региона РФ, 5/2, будни, рабочий день примерно с 10:00 до 20:00; в выходные стараются не дергать, вопросы отгулов и личных ситуаций обсуждаются индивидуально
— Перспектива роста: возможность дорасти от операционного ассистента до самостоятельного ведения проектов и отдельных зон ответственности по мере погружения в ивент
— Масштаб проектов: участие в кейсах федерального и международного уровня, а также развитие новых направлений
— Культура команды: партнерская среда без «воспитательной работы», прозрачная коммуникация, обучение внутри агентства и возможность кратного профессионального роста в ивент-сфере