Travel Coordinator / Тревел-координатор

Adapty — международный SaaS-продукт для управления подписками и пейволами в мобильных приложениях. Мы обслуживаем 20 000+ приложений и обрабатываем $2B+ подписок ежегодно. Команда — 210+ человек, полностью распределённая, работаем из СНГ, Европы и других регионов.

Инвесторы: 500 Startups, Surface Ventures. Входим в топ-5 самых быстрорастущих SaaS-компаний в мире.

Сейчас тревел-логистика в компании не имеет единого владельца: командировки, офсайты, визовая поддержка и ивенты распределены между HR и самими сотрудниками. Это приводит к поздним бронированиям, непредсказуемым расходам и потере времени.

Мы ищем человека, который возьмёт эту функцию целиком: один контакт для всего, что связано с передвижением людей по компании.

Чем предстоит заниматься:

Командировки и перелёты

• Бронирование авиабилетов, ж/д билетов, отелей для сотрудников: индивидуальные поездки, конференции, встречи команд
• Работа с последними изменениями, отменами и форс-мажорами
• Ведение и обновление списка проверенных поставщиков, переговоры об условиях
• Разработка и поддержка тревел-политики: лимиты, согласования, правила возмещения

Визовая поддержка

• Полное сопровождение визовых процессов: сбор документов, взаимодействие с визовыми центрами и посольствами, контроль дедлайнов
• Ведение актуальных гайдов по ключевым направлениям: Шенген, UK, ОАЭ, США — для паспортов СНГ
• Поддержка релокации новых сотрудников при необходимости

Офсайты и ивенты

• Полная логистическая координация корпоративных офсайтов и командных ретритов: поиск площадки, блоки размещения, групповые трансферы, питание, расписание
• Участие в организации внешних мероприятий с участием Adapty
• Создание и ведение runbooks для повторяющихся ивентов

Бюджет и отчётность

• Отслеживание тревел-расходов в режиме реального времени
• Ежемесячные отчёты для HR Lead и финансов
• Ранняя сигнализация о рисках превышения бюджета

Процессы и инструменты

• Управление входящими тревел-запросами: форма, цепочка согласований, SLA
• Ведение базы знаний: визовые гайды, контакты поставщиков, тревел-политика
• Оценка и внедрение инструментов автоматизации при необходимости

Что важно:

• 2+ года опыта в тревел-координации, event-операциях, executive assistance или back-office в компании от 100 человек
• Практический опыт оформления виз для паспортов СНГ в ключевые направления (Шенген, UK, ОАЭ, США)
• Умение одновременно вести несколько запросов без потерь и задержек
• Чёткая и проактивная коммуникация: обновляет статус без напоминаний, фиксирует договорённости письменно
• Русский язык — рабочий уровень; английский — достаточный для переписки с отелями и поставщиками
• Готовность к неравномерной нагрузке: высокая в сезон ивентов, спокойная в остальное время

Будет плюсом:

• Опыт организации офсайтов для 50+ человек
• Знание корпоративных площадок в ЕС, ОАЭ или Азии
• Опыт работы с тревел-платформами: TravelPerk, Brex или аналоги
• Опыт в tech или product-компании с распределённой командой

Точно не подойдёт:

• Опыт только с внутренними поездками без международной логистики
• Ожидание чётких инструкций на каждый запрос: роль требует самостоятельности
• Фокус исключительно на event-планировании без опыта в тревел-операциях и визах

Что мы предлагаем:

• Удалённая работа, оформление через Deel
• Офисы в Белграде и Лондоне — можно работать оттуда
• Компенсация обсуждается индивидуально на установочном звонке
• Ноутбук, компенсация обучения и спорта, PTO