Офис-менеджер

GENESIS – ВЭД - современная транспортно-логистическая компания и ведущий таможенный представитель в Российской Федерации. Мы предлагаем комплексный подход к решению задач по организации внешнеэкономической деятельности, обеспечивая бесперебойное движение грузов и минимизируя временные и ресурсные затраты.

Перечень предоставляемых услуг:

• Таможенное оформление: декларирование товаров, получение разрешительной документации.
• Транспортные услуги: доставка грузов железнодорожным, автомобильным и морским транспортом.
• Складские услуги: хранение грузов, консолидация и переупаковка, а также перетарка.
• Логистическое планирование: разработка оптимальных маршрутов, контроль сроков доставки, мониторинг грузов.

Мы расширяем команду и приглашаем к диалогу кандидатов на должность офис-менеджера.

Условия:

• Работа в крупной и стабильной компании.
• Оформление по ТК РФ с первого дня.
• Белая зарплата.
• ДМС со стоматологией - подключается после испытательного срока.
• График работы – 5/2.
• Комфортный офис в бизнес‑центре класса В.

Обязанности:

1. Организация работы с документами:

• Подготовка и оформление корреспонденции;
• Регистрация входящих и исходящих писем;
• Приём всех входящих документов, их первичная сортировка и передача ответственным сотрудникам;
• Взаимодействие с курьерскими службами (отправка и получение корреспонденции).

2. Работа с посетителями и телефонными звонками:

• Встреча гостей, сопровождение до нужного кабинета;
• Распределение входящих звонков между сотрудниками;
• Фиксация и передача сообщений;
• Организация эффективной коммуникации между сотрудниками и отделами.

3. Обеспечение работы офиса:

• Закупка канцелярских товаров, офисной мебели, техники и расходных материалов;
• Контроль запасов и своевременное пополнение необходимых ресурсов;
• Организация и поддержание комфортного рабочего пространства;
• Ведение календаря событий (совещания, встречи, мероприятия);
• Закупка питьевой воды для офиса.

4. Поддержание чистоты и порядка:

• Контроль чистоты в офисных помещениях;
• Составление графика уборок;
• Коммуникация с клининговой службой: постановка задач, контроль качества уборки, решение оперативных вопросов;
• Обеспечение наличия средств гигиены и уборки в санузлах и общих зонах.

5. Организация корпоративных мероприятий и праздников:

• Планирование и подготовка внутренних праздников (дни рождения, Новый год, профессиональные праздники и т. п.);
• Закупка подарков, украшений, сувениров;
• Координация развлекательной программы (при необходимости);
• Информирование сотрудников о предстоящих мероприятиях;
• Оформление офиса к праздникам.

6. Административная поддержка:

• Помощь сотрудникам в решении бытовых и организационных вопросов;
• Выполнение разовых поручений руководства;
• Организация командировок и встреч (бронирование переговорных, подготовка материалов).

Требования:

• Рассматриваем кандидатов с опытом в сфере администрирования.
• Презентабельный внешний вид, Вы - лицо нашего офиса.
• Высокая самоорганизация и тайм‑менеджмент.
• Проактивный подход к решению задач.
• Доброжелательность и умение работать в команде.
• Стрессоустойчивость и гибкость в меняющихся условиях.
• Владение ПК и знание стандартных офисных приложений.
• Знание документооборота будет преимуществом.