Помощник/ассистент руководителя

Чем предстоит заниматься

1. Контроль сроков и поручений (40%)

• Контроль графика сдачи отчётности на всех клиентов (РСВ, НДС, 6-НДФЛ и др.) – система с напоминаниями;

• Проверка: все ли акты подписаны у клиентов, все ли счета оплачены за консультации;

• Участие в ежедневных «планёрках» директора с бухгалтерами – фиксация задач и контроль исполнения.

2. Администрирование клиентов (30%)

• Первый уровень коммуникации с клиентами (по чатам и телефону):
  «Пришлите акт сверки», «Подпишите документы», «Срочно нужен счет на оплату» – наиболее типовые вопросы решаете вы;

• Подготовка договоров на бухгалтерское обслуживание, дополнительных соглашений;

• Входящие звонки от ИФНС/фондов – маршрутизация или решение простых вопросов (уточнить реквизиты, договориться о сверке).

3. Управленческая аналитика (20%)

• Сбор данных по загрузке бухгалтеров (сколько клиентов, сколько закрыто в срок, сколько просрочек);

• Подготовка отчётов для директора:
  «Кто из клиентов должен сдать РСВ до пятницы, а ещё не прислал данные»;

• Контроль дебиторской задолженности клиентов за услуги.

4. Помощь директору (10%)

• Организация совещаний с ключевыми клиентами / аудиторами;

• Подготовка презентаций для тендеров на бухгалтерское обслуживание;

• Поиск и заказ канцтоваров, работа с IT-подрядчиком (доступы к 1С, ЭДО).

Требования

Обязательно:

• Знание основ бухгалтерии (план счетов, налоговая база, сроки сдачи отчётности, что такое ЭДО, КЭП, СБИС/Контур);

• Опыт работы в бухгалтерской, аудиторской или консалтинговой компании от 1 года (ассистент, офис-менеджер, младший бухгалтер);

• Отличный Excel (фильтры, ВПР, сводные таблицы – чтобы сводить реестры клиентов);

• Пунктуальность: «забыл срок» – недопустимо.

Будет сильным плюсом:

• Опыт оператора ЭДО (отправить/получить счёт за 2 минуты);

• Знание 1С: Бухгалтерия на уровне пользователя (зайти, сформировать оборотку, выгрузить акт);

• Понимание, кто такие УСН, ОСНО, ЕНС, НДС.

Личные качества:

• Эмоциональная устойчивость (клиенты звонят в 18:00 с паникой «почему у меня пеня?»);

• Системность (вам не интересно тушить пожары – вы их предвидите).

Условия

• Офис: или удалёнка с периодическими встречами (зависит от вашей дисциплины);

• Оформление по ТК РФ, зарплата 2 раза в месяц без задержек;

• Испытательный срок 2 месяца (по итогам – переход на «зарплата + 10% от новых клиентов, которых привлекли на встречи с директором»);

• Обучение за счёт компании (курсы по 1С, налоговому контролю, антикризисному учёту);

• Лояльное отношение к ошибкам (спросите у нас на собеседовании, как мы разбираем косяки – это честно).

Этапы отбора

Кейс (10 минут): у вас есть реестр 30 клиентов с датами сдачи по НДС и РСВ. Четверо клиентов не прислали данные. Ваши действия? (Ожидаем алгоритм, а не бухгалтерские проводки).

Собеседование с директором – обсудим карту роста до заместителя.

Выход на испытательный срок.