Менеджер по организации мероприятий / Event-менеджер

Сначала о нас:

Мы являемся крупнейшими организаторами медицинских и научных мероприятий высочайшего уровня, охватывающие широкий спектр тем и направлений. Сотрудничаем с ведущими учреждениями России и зарубежных стран. Используем современные технологии для создания вдохновляющих и полезных мероприятий.

На рынке мы уже более 20 лет. Мы беремся за проекты любого уровня и сложности. А главное доводим их до совершенного результата. У нас молодая и очень вовлеченная команда! Проекты идут по всей стране, включая Москву и Санкт-Петербург.

Мы ищем специалиста по организации конгрессных мероприятий (конференции, форумы, съезды, симпозиумы, гибридные мероприятия). Ваша задача — обеспечение эффективного информационно-коммуникационного взаимодействия участников, развитие деловых и научных контактов.​​​​​​

Обязанности:

• Составление и актуализация концепции мероприятия;
• Разработка бизнес-плана проекта, обоснование формы (офлайн/онлайн/гибрид), места, оборудования и ПО;
• Формирование списка потенциальных партнеров и спонсоров, тематик деловой и дополнительной программ.
• Проведение переговоров об участии, уточнение тем и времени докладов;
• Составление и рассылка информационных писем и приглашений;
• Проведение презентаций проекта для потенциальных участников;
• Регистрация участников, сбор заявочной документации, контроль оплаты;
• Разработка специальных условий участия для разных категорий гостей;​
• Разработка календарного плана и бюджета проекта, контроль их исполнения;
• Формирование и координация взаимодействия команды внутри проекта, распределение задач и зон ответственности всех подразделений;
• Управление отклонениями — оперативное принятие решений при сбоях плана;
• Переговоры со спонсорами, заключение соглашений и контроль соблюдения их условий;
• Контроль выполнения программы, решение оперативных вопросов на площадке;
• Обеспечение комплексной логистики мероприятия;
• Разработка экспозиции и программы участия;
• Подготовка руководству периодических отчетов о ходе подготовки;
• Разработка предложений по оптимизации управления проектом;

• высшее (бакалавриат) образование, желательно «Менеджмент», «Реклама и связи с общественностью», «Сервис», «Медиакоммуникации». При непрофильном образовании — ДПО в сфере конгрессной деятельности;
• Умение работать с электронной почтой, 1:С, СЭД;​​​​​​​​​​​​​​
• Стрессоустойчивость — способность сохранять хладнокровие и принимать верные решения в цейтноте, при смене площадки, отказе подрядчика или переносе даты спикером за 2 дня до форума.
• Многозадачность (системное мышление) — одновременно вести 3–5 проектов на разных стадиях, переключаться между задачами без потери фокуса и качества.
• Высокий уровень коммуникабельности и гибкость — находить общий язык с VIP-спикерами, заказчиками-организаторами мероприятий, техническими подрядчиками и волонтерами. Управлять стейкхолдерами с разными интересами.
• Лидерство и ответственность — вести команду за собой, мотивировать специалистов даже в условиях высоких нагрузок.
• Проактивность — не ждать указаний, а предвидеть риски и предлагать упреждающие меры.
• Энергичность и ориентация на результат — доводить проект до конца, а не «закрывать этап».
• Дипломатичность — урегулировать споры с подрядчиками и партнерами без эскалации, сохраняя долгосрочные отношения.

• Полный день/ Гибкий график/Командировки (в период проведения мероприятий ненормированный рабочий день);

• Заработная плата: 100 000 рублей в месяц, по итогам реализации проектов премии.