Личный ассистент / Executive Assistant — правая рука собственника

Здравствуйте. Прежде чем перечислять обязанности, я хочу описать, как реально устроена эта работа — потому что от этого зависит, подходит вам роль или нет.

У меня международный бизнес из нескольких независимых команд и компаний. Их руководители подчиняются мне напрямую — не потому что я не научился делегировать, а потому что они работают со мной по личной лояльности и им важно чувствовать моё присутствие в процессах. Бизнес растёт быстрее, чем у меня появляется времени быть в каждом разговоре. Решение «нанять прослойку менеджмента» здесь не работает — теряется именно то, что эти отношения держит.

Я ищу человека, который станет моим расширением. Через которого моё внимание будет доходить туда, где я физически не успеваю, — и который при этом возьмёт на себя достаточно личной операционки, чтобы я мог распоряжаться своим временем, а не реагировать на него.

С чем вы будете работать

Бизнес-сторона (около 70% времени)

Это та часть, ради которой я в первую очередь открываю позицию.

• Регулярная связка с руководителями моих команд и компаний: статусы, узкие места, follow-ups. Не подменяя их работу — но удерживая темп и не давая «провисать».
• Координация кросс-командных проектов: вы держите общую картину дедлайнов, точек принятия решений и того, что чего ждёт.
• Подготовка моих встреч и звонков: повестка, краткое досье на участников, материалы заранее. Минутки и follow-ups — чтобы решения не терялись.
• Управление инбоксом и календарём: фильтр того, что доходит до меня, защита глубокого времени, разруливание конфликтов в расписании.
• Decision support: точечный ресёрч и one-pagers под решения — сравнения, due diligence по контрагентам, summary длинных документов.
• Финансовая операционка: счета, расходы, простой документооборот, точка контакта с бухгалтерией и юристами.

Личная сторона (около 30% времени)

Текущий помощник со временем будет полностью заменён — поэтому личная зона переходит к вам как единое целое.

• Travel & logistics: командировки и личные поездки, в том числе с семьёй. Маршруты, отели, визы, рестораны, продуманный контекст для каждого города.
• Дом и окружение: координация водителя, помощников по дому, мастеров и сервисов. Их у вас не один — нужно держать все ниточки в руках.
• Семья: расписание родителей и близких друзей, праздники, подарки, мелкие, но регулярные дела.
• Личный админ и здоровье: документы, банки, страховки, врачи и спорт, личные подарки в моей бизнес-сети.

Кого я ищу

Бэкграунд для меня вторичен. Я видел отличных ассистентов, выросших из hospitality, операционных ролей, журналистики, классической EA-карьеры — и слабых из всех этих сред. Я смотрю на конкретные навыки и тип мышления.

Что точно должно быть

• Свободный английский в работе. Письменно и устно — дипломатично, ровно по тону, без «гугл-транслейта». В команде и среди партнёров большая часть переписки и звонков на английском.
• Структура мышления. Вы умеете брать неопределённую задачу, разбирать её на части, оценивать риски и возвращаться с вариантом решения, а не с пятью уточняющими вопросами.
• Проактивность с границами. Вы предупреждаете проблемы до того, как я о них узнаю, — но при этом понимаете, какое одно решение действительно стоит вынести наверх, а какие 20 — взять на себя.
• Доверие и дискретность. Вы будете видеть финансовые потоки, личные данные семьи, конфиденциальные переговоры. Это требует зрелости и культуры конфиденциальности, не только подписи под NDA.
• Способность держать много контекстов одновременно. Несколько команд, несколько городов, бизнес и семья — без потери качества по каждому направлению.
• Ровный тон в любой ситуации. Вы представляете меня, когда общаетесь с руководителями команд, подрядчиками, иногда — с моим окружением. Тёплый, твёрдый, без лишних эмоций.
• Гибкий ритм. Работа ненормированная по своей природе. Бывают тихие дни и плотные периоды; срочное вечером или в выходные — норма, а не исключение. Это компенсируется и форматом, и условиями.
• Свободное обращение с цифровыми и AI-инструментами. Notion / Google Workspace / мессенджеры — само собой. Активное использование ChatGPT, Claude или аналогов в ежедневной работе — большой плюс.

Что будет преимуществом

• Опыт работы лично с собственником бизнеса (а не с «руководителем функции»).
• Опыт координации проектов или команд без прямой формальной власти.
• Жизненный или рабочий опыт в нескольких странах.

Чего точно не нужно

• Ждать чёткой должностной инструкции. Зоны ответственности будут расти вместе с тем, что вы готовы взять, и сжиматься там, где видно, что нагружать вас лишним — неразумно.
• Прятаться за «это не моя задача». Если задача попала ко мне — она в зоне роли, и дальше вопрос только в том, кому её делегировать.
• Ставить себя выше работы. Иногда это сложная стратегическая координация, а иногда — заказать машину к 7 утра в Дубае. И то, и другое — часть работы.

Условия

Формат

• Готов обсуждать разные варианты. Возможна полностью удалённая работа, гибрид, регулярные командировки по миру — это во многом зависит от ваших амбиций и того, какие зоны вы готовы закрыть.
• Ритм ненормированный, но без «24/7 рядом со мной». Я ценю, когда у моего ассистента есть собственная жизнь — это снижает выгорание и улучшает качество работы.
• Все рабочие инструменты, командировочные, телефонная связь и связанные с работой расходы — за мой счёт.

Компенсация

Зарплатный диапазон обсуждается индивидуально и зависит от объёма зон ответственности, который вы готовы взять с первого дня и в перспективе. Финансовая прозрачность с моей стороны — обещаю на финальном интервью.

Срок выхода и испытательный период

• Старт обсуждается с финалистом — у меня нет жёсткой даты. Готов подождать сильного кандидата 1–2 месяца.
• Испытательный — 3 месяца, с понятными точками сверки на 30 / 60 / 90 дней. К концу этого периода у нас обоих должно быть ясное понимание, продолжаем ли.

Что я могу обещать со своей стороны

• Прямой доступ ко мне без бюрократии. Решения принимаются быстро, обратная связь — тоже.
• Уважительное отношение к вашему времени и личной жизни. Я не пишу в 23:00, если у задачи нет настоящей срочности.
• Рост зоны ответственности и компенсации в темпе вашего развития, а не в темпе календаря.
• Прозрачность в финансах, целях и контексте. Вы будете знать, ради чего мы работаем, а не выполнять задачи в вакууме.

Если вы дочитали до этого места и всё ещё думаете «да, это про меня» — буду рад вашему письму.