Администратор офиса

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Оказывает административную поддержку сотрудникам региона
Организует регистрацию и распределение входящей/исходящей в офис корреспонденции. Оформляет отправку корреспонденции курьерскими службами, факсимильных сообщений, писем и др. корреспонденции в адрес клиентов и поставщиков региона
Ведет делопроизводство, осуществляет первичную обработку документов, предварительное рассмотрение, регистрацию и авторизацию ответственными лицами
Организует встречу посетителей
Участие в организации и проведении семинаров, дней поля и других мероприятий (регистрация участников, соблюдение регламента, организация кофе-брейков, питания, организация трансферов участников)
Поддерживает жизнеобеспечение офиса – осуществляет заказ канцелярии и продовольствия в офис, оформление заявок на обслуживание офиса
Взаимодействует с поставщиками товаров и услуг для жизнеобеспечения офиса – осуществляет их поиск, контролирует процесс согласования договоров и своевременной оплаты счетов
Контролирует поступление полного пакета документов, необходимого для оплаты счетов
Отвечает за своевременную подготовку и предоставление руководителю отчётов согласно положению о системе внутренней отчётности
Координирует запросы от сотрудников региона в адрес подразделений компании
Координирует работы по контролю оплат в интересах региона, производимых бухгалтерией по инициативе всех подразделений компании (поиск счетов, контроль их оплат, контроль своевременности оформления и подписания документов)
Отвечает за административное обеспечение командировок сотрудников региона (заказ билетов, гостиниц и проч.)
По распоряжению руководителя готовит и печатает документы
Выполняет переводы текстов с/на английский язык;
Готовит Power Point презентации
Выполняет родственные по содержанию обязанности