Эксперт отдела делопроизводства и информационно-аналитической работы

Обязанности:

Осуществлять прием, первичную обработку и сортировку входящей корреспонденции, поступающей в Главное управление и Учреждение посредством почтовой связи, на официальную электронную почту и представленных гражданами и организациями лично.

Осуществлять проверку правильности адреса доставки входящей корреспонденции до вскрытия конвертов, при выявлении корреспонденции, предназначенной другому адресату, осуществлять возврат в почтовое отделение.

Осуществлять проверку комплектности документов (наличия приложений) входящей корреспонденции, сверку адресата письма с адресом на конверте, при выявлении каких-либо расхождений составлять акт об отсутствии приложений (о несоответствии адресата) и сопроводительное письмо и направлять их в адрес отправителя.

Проверять входящую корреспонденцию на повторность.

Распределять входящую корреспонденцию на обращения и иную корреспонденцию для последующей передачи на регистрацию специалистам отдела делопроизводства и информационно-аналитической работы Учреждения.

Осуществлять регистрацию входящей корреспонденции Главного управления в электронных реестрах в срок, установленный законодательством;

Своевременно вносить документы в информационно-аналитическую систему мониторинга жилищного фонда (далее - ИАС МЖФ);

Устанавливать срок исполнения документов в соответствии с законодательством;

Осуществлять передачу зарегистрированных обращений и служебной корреспонденции на резолюцию начальнику Главного управления и его заместителям, директору Учреждения, его заместителю.

Осуществлять внесение резолюций начальника Главного управления и его заместителей, директора Учреждения и его заместителя в ИАС МЖФ в срок, установленный законодательством.

Осуществлять передачу служебной корреспонденции с резолюцией исполнителям, организовывать оперативное прохождение документов и служебной корреспонденции.

Определять сроки исполнения документов в ИАС МЖФ, ЕАИС «Обращения граждан», ГИС ЖКХ.

Распределять документы после регистрации на заместителей начальника Главного управления в электронном виде в соответствии с курируемыми направлениями.

Осуществлять сканирование документов.

Осуществлять направление документов, в том числе ответов на обращения граждан, посредством сети Интернет с электронной почты Главного управления и Учреждения.

Своевременно вносить информацию в ИАС МЖФ, ЕАИС «Обращения граждан», ГИС ЖКХ.

Распечатывать входящую корреспонденцию, поступившую на на официальную электронную почту Главного управления.

Информировать граждан (устно и посредством телефонной связи) о порядке рассмотрения обращений в Главном управлении и Учреждении, требованиях к письменному обращению граждан и обращению, направляемому посредством электронной связи.

Осуществлять ежедневную отправку исходящей корреспонденции посредством почты (занесение данных в реестр отправки почтовой корреспонденции по установленной форме, упаковка в конверт, нанесение адреса на конверт), по средствам электронной почты.

Требования:

• образование не ниже среднего профессионального;
• большое преимущество - знание жилищного законодательства.

• оформление полностью согласно ТК РФ;

• пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями (суббота, воскресенье);

• график работы: пн-чт: с 08:30 до 17:30, пт: с 08:30 до 16:15, обед с 12:00 до 12:45;
• отпуск 28 календарных дней с выплатой материальной помощи.