Офис-менеджер

Офис-менеджер

• от 40 000 до 60 000 рублей (фикс + премия за дополнительные задачи)
• Кострома, ул. Локомотивная, д. 1
• опыт работы обязателен (офис-менеджер / администратор / делопроизводство)
• полная занятость, полный день (5/2, 9:00–17:00)

Мы — команда Ай-Ти-Про. Работаем с информационными технологиями с 2004 года, являемся ведущим интегратором в регионе.

Мы развиваем внутренние процессы компании и обеспечиваем стабильную работу офиса, документооборота, кадрового и административного блока, взаимодействия с клиентами и подрядчиками.

Что будете делать

Документооборот и делопроизводство

• вести архив договоров: получение, проверка, систематизация и хранение
• готовить, печатать и организовывать подписание внутренних документов
• оформлять доверенности и командировочные документы
• контролировать движение документов и их подписание
• принимать, регистрировать и распределять входящую и исходящую бумажную корреспонденцию
• готовить первичные бухгалтерские документы к архивированию (проверка комплектности и корректности оформления)

Финансово-административные задачи

• запрашивать и проверять взаиморасчеты с контрагентами
• оформлять сделки направления Битрикс24 в 1С

Кадровое администрирование

• оформлять приказы (прием, перевод, увольнение, отпуска), трудовые договоры и личные дела
• вести и заполнять трудовые книжки, заверять копии по запросу сотрудников
• участвовать в подборе персонала: анализ резюме, организация встреч, участие в собеседованиях
• взаимодействовать с государственными структурами по кадровым вопросам (военкомат, миграционная служба, центр занятости)

Административная и офисная работа

• обеспечивать жизнедеятельность офиса (канцелярия, хозяйственные вопросы)
• контролировать состояние офиса (уборка, порядок, растения, аквариум)
• следить за закрытием помещений (окна, кабинеты)

Работа с сотрудниками и корпоративная жизнь

• организовывать поздравления сотрудников с днем рождения
• оформлять корпоративные спортивные программы
• оформлять страховые полисы (ДМС и другие виды страхования)
• организовывать корпоративные и праздничные мероприятия

Работа с клиентами и коммуникации

• встречать и сопровождать гостей компании
• оформлять пропуска для сотрудников и клиентов
• заказывать, выдавать и заменять пропуска на территорию
• принимать и распределять входящие звонки

Логистика и склад

• организовывать курьерскую, транспортную доставку и экспедицию
• принимать и передавать товары и документы со склада и на склад

Сервисный центр

• принимать и выдавать технику и картриджи
• оформлять заказ-наряды

Поддержка сотрудников

• выполнять офисные поручения (печать, сканирование, копирование)
• выполнять разовые задачи по запросу руководителя и сотрудников

Маркетинговая поддержка

• выполнять ситуационные запросы по сбору и уточнению информации для маркетинга и рабочих задач

Что важно для нас

• опыт работы офис-менеджером / администратором / в делопроизводстве
• понимание основ документооборота и кадрового учета
• опыт в 1С: оформление и обработка первичной документации, внесение данных, работа с договорами и взаиморасчетами
• внимательность и аккуратность в работе с документами
• ответственность и пунктуальность
• умение доводить задачи до результата без потери деталей
• высокая самоорганизация и самостоятельность в работе
• способность работать без постоянного контроля
• умение эффективно управлять большим количеством разноплановых задач одновременно

Условия

• фиксированный оклад + премия за дополнительные задачи (40 000 – 60 000 рублей)
• оформление по ТК
• график 5/2, с 9:00 до 17:00
• работа в офисе: г. Кострома, ул. Локомотивная, д. 1
• стабильная загрузка и понятные функции
• работа в компании с длительной историей и устойчивыми процессами

Перспективы

Вы можете остаться в роли офис-менеджера и расти в доходе за счет расширения зоны ответственности и выполнения дополнительных задач, либо развиваться внутри компании в других направлениях:
• менеджер по продажам,
• бухгалтер

Как проходит отбор

Собеседование (онлайн или в офисе)

Обсуждение опыта и практических кейсов

Принятие решения