Специалист по документообороту в отделе закупок

Санкт-Петербург, улица Марата, 69-71

Метро: Звенигородская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Обработка счетов и сопроводительных документов:
приём счетов на оплату (предоплата и постоплата) от российских и зарубежных контрагентов;
проверка соответствия счетов утвержденным условиям закупки (юридические лица, количество, номенклатура, расценки, условия оплаты и пр.);
взаимодействие с подразделениями компании в случае необходимости урегулирования (формализации) отклонений информации, указанной в счетах, от согласованных условий закупки;
взаимодействия с поставщиками в случае необходимости внесения каких-либо корректировок в полученные документы;
подборка подтверждающих документов, необходимых для оплаты (акты приемки-передачи, товарно-транспортные накладные и пр.);
проверка соответствия подтверждающих документов условиям закупки и предоставленным счетам на оплату (юридические лица, количество, номенклатура, расценки, условия оплаты и пр.);
взаимодействие с подразделениями компании в случае необходимости урегулирования (формализации) отклонений информации, указанной в подтверждающих документах, от согласованных условий закупки/ поставки/ приемки;
отслеживание своевременности оплаты по предоставленным в финансовую службу документам;
взаимодействие с подразделениями компании для урегулирования возникающих вопросов при осуществлении оплаты;
загрузка/ выгрузка необходимых для оплаты документов, а также информации для подготовки отчетов по статусу осуществления платежей (включая данные по проблемным вопросам с оформлением поставок);
осуществление работы по проведению сверки взаиморасчетов с поставщиками.
Обработка документов о поставках:
проверка доставочных листов (товарно‑транспортных накладных, актов приёма‑передачи и пр.) на соответствие условиям договора и фактическому объёму/ассортименту поставки, а также с информацией заказов и спецификаций;
документальное сопровождение претензионной работы при взаимодействии с соответствующим сотрудником компании (закупки, юридическая, финансовая служба и т.д);
Ведение документооборота и подготовка сводной информации:
сбор и хранение досье документов по поставке, передача документов в архив в соответствии с требованиями компании;
Работа с базами данных:
Внесение необходимой информации с соответствующие системы и базы данных компании, экспорт информации для подготовки соответствующих отчетов.

Требования:

Высшее образование;
3-5 лет опыта работы в сфере закупок/финансов/логистики
Знание требований к оформлению счетов и сопроводительных докумнетов по поставкам;
Уверенный пользователь MS Excel
Владение английским языком в письменной и устной форме.

Условия:

Крупная международная компания, работающая в сфере морской перевозки грузов. Недавно открылся офис в г. Санкт-Петербург. Отличная возможность присоединиться к быстро растущей команде
Работа в офисе с 09.00 до 18.00, офис новый, находится в центре, недалеко от станций Пушкинская, Звенигородская
Оформление согласно законодательства РФ
ДМС после испытательного срока
Корпоративная мобильная связь
Ноутбук