Руководитель Отдела администрирования

Алматы, проспект Достык, 210Б

Метро: Алмалы

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Организация и контроль работы отдела
Контроль исполнения сотрудниками обязанностей по всем функциональным направлениям: субсидирование, администрирование договоров, регистрация и снятие ТС, залоги, страхование, досье клиентов, документооборот.
Проверка сроков и качества исполнения задач; эскалация нарушений руководящим лицам Компании.
Распределение задач между сотрудниками отдела в зависимости от приоритетов.
Обеспечение равномерной нагрузки между сотрудниками.
Координация взаимодействия с внешними организациями
Контроль за своевременным и корректным обменом документами с институтами развития, государственными органами, страховыми компаниями.
Участие в переговорах по спорным вопросам; принятие решений по нестандартным ситуациям, выявленным нарушениям и недостаткам.
Проверка отчётности, обращений и переписки с контрагентами перед отправкой на уровень руководства.
Управление документооборотом и отчётностью
Контроль ведения журналов регистрации, ЭДО, архивации документов.
Утверждение и подписание служебных записок в пределах своей компетенции.
Подготовка сводной отчётности по деятельности отдела (еженедельно, ежемесячно, по запросу руководства).
Контроль сроков исполнения рабочих задач и поручении по отделу.
Санкционирование документов исходящие от отдела
Администрирование договоров, дополнительных соглашений, расторжении, изменение условий и графиков.
Мониторинг договорных сделок, учёт и регистрацию залогового обеспечения
Управление персоналом отдела
Обучение и адаптация новых сотрудников отдела.
Организация повышения квалификации сотрудников.
Оценка эффективности работы сотрудников, подготовка предложений по премированию или дисциплинарным мерам.
Формирование командной работы и обеспечение дисциплины.
Ознакомление сотрудников отделa внутренними регламентами, инструкциями, документооборотом
Улучшение бизнес-процессов
Инициирование разработки и внедрения новых регламентов и инструкций.
Оптимизация процессов документооборота, регистрации, контроля и отчётности.