Координатор в отдел продаж продаж (Custom)

О роли

Координатор отдела продаж Custom — ключевой участник команды, который обеспечивает корректное и своевременное прохождение сделок по всем этапам воронки продаж. Роль сочетает в себе операционную поддержку менеджеров, работу с CRM-системой и ведение документооборота по заказам клиентов. От качества работы координатора напрямую зависят скорость закрытия сделок и удовлетворённость клиентов.

Основные обязанности

Сопровождение сделки по воронке продаж в AmoCRM:

• приём и фиксация информации от менеджеров отдела продаж по новым и текущим сделкам;
• проверка полноты и корректности данных по сделке перед запуском в работу;
• своевременный перевод сделок по этапам воронки в AmoCRM, поддержание актуальности статусов, сроков и ответственных;
• контроль сроков и информирование менеджеров о задачах, которые подходят к дедлайну или просрочены.

Заведение и ведение заказов покупателей:

• формирование заказа покупателя в 1С на основании данных менеджера и листа заказа;
• проверка данных клиента, номенклатуры, количества, цен, сроков поставки и условий оплаты;
• внесение изменений в заказы (правки спецификаций, корректировка сроков, корректировка условий) по согласованию с менеджером/руководителем отдела продаж;
• взаимодействие со смежными отделами (производство, логистика, бухгалтерия) по вопросам исполнения заказа.

Документооборот по сделке:

• подготовка и оформление комплекта документов по сделке: счёт, договор, спецификация, счёт-фактура, УПД, акты, ТТН и иные сопутствующие документы;
• отправка документов клиентам (электронно и через ЭДО), контроль получения и возврата подписанных экземпляров;
• ведение реестра документов по сделкам, своевременная передача оригиналов в бухгалтерию и архив;
• контроль корректности и полноты документов, устранение ошибок и расхождений.

Административная поддержка отдела продаж:

• поддержание актуальности клиентской базы и карточек сделок в AmoCRM;
• подготовка отчётов и выгрузок по сделкам, воронке, документообороту по запросу руководителя;
• помощь менеджерам в решении операционных вопросов: уточнение статусов, подбор информации, коммуникация с клиентами по документарным вопросам;
• участие в улучшении внутренних процессов отдела: предложения по оптимизации рутинных операций и CRM-процессов.

Требования к кандидату

Обязательные требования:

• опыт работы в должности координатора / ассистента отдела продаж / специалиста по сопровождению сделок от 1 года;
• уверенный пользователь ПК: MS Office (Excel, Word, Outlook), 1C:Предприятие 8;
• опыт работы в CRM-системах (AmoCRM — как преимущество), понимание логики воронки продаж;
• опыт работы с первичной документацией (счета, договоры, спецификации, УПД, акты) и системами ЭДО (Диадок, СБИС, Контур и т.п.);
• внимательность к деталям, аккуратность в работе с цифрами и документами;
• высокая самоорганизация, умение работать с несколькими задачами параллельно и соблюдать дедлайны;
• грамотная устная и письменная речь, вежливость и клиентоориентированность в коммуникации.

Будет плюсом:

• опыт работы в компании с производством или кастомными (индивидуальными) заказами;
• опыт выстраивания и описания бизнес-процессов, ведение регламентов и инструкций;
• базовое знание основ бухгалтерского и налогового документооборота (НДС, закрывающие документы).

Личные качества:

• системность мышления и любовь к порядку в данных и процессах;
• проактивность: готовность не просто «закрывать задачи», а замечать и устранять узкие места;
• стрессоустойчивость и умение сохранять спокойный, конструктивный тон в нестандартных ситуациях;
• командность и готовность помогать коллегам из продаж, производства и бухгалтерии.