Администратор отдела продаж и электронных площадок

О компании

Мы занимаемся оптовой и розничной продажей оригинальных и качественных аналогов запчастей для японских грузовиков. Клиенты — СТО, автопарки, владельцы коммерческого транспорта, магазины запчастей. Работаем напрямую с поставщиками из Японии, а также реализуем товар через специализированные электронные площадки (маркетплейсы, агрегаторы запчастей, доски объявлений для грузового транспорта).

О вакансии

Вы — ключевое связующее звено между клиентами, менеджерами по продажам и электронными площадками. Ваша задача — обеспечить бесперебойное администрирование продаж: от приёма заказа с площадки до оформления отгрузочных документов, приёма оплаты и подписания закрывающих актов. Роль требует высокой организованности, внимания к цифрам и умения работать в многозадачной среде без выгорания.

Функциональные обязанности

1. Документальное сопровождение продаж

· Печать и оформление отгрузочных документов: счета на оплату, товарные накладные (ТОРГ-12), УПД, транспортные накладные.

· Ведение документооборота с клиентами (юридические и физические лица): регистрация, сканирование, архивация, отправка по ЭДО или на e-mail.

· Ежемесячное формирование и подписание актов сверки с клиентами (рассылка, контроль возврата, разрешение расхождений).

2. Работа с электронными площадками

· Обработка заказов, поступивших через специализированные площадки

· Контроль документооборота и своевременной оплаты от контрагентов

· Контроль статусов заказов на площадках, обновление цен и наличия

3. Приём оплат и кассовое обслуживание

· Ведение кассового журнала (приход/расход)

· Работа с кассовым терминалом: приём оплат от клиентов, выдача чека, ежедневная отчётность

· Сверка оплат с отгрузками, передача данных в бухгалтерию.

4. Работа с договорами и клиентской базой

· Внесение новых клиентов в реестр и CRM (1С / Битрикс24) с проверкой реквизитов.

· Подготовка, распечатка, подписание договоров поставки, контроль наличия оригиналов.

· Поддержание актуального реестра клиентов: контакты, условия работы, дебиторская задолженность.

Профессиональные требования

· Опыт работы на аналогичной позиции (офис-менеджер, администратор отдела продаж, оператор документооборота, менеджер ВЭД-сопровождения) от 1 года.

· Уверенный пользователь ПК: Excel (сводные таблицы, ВПР — приветствуется), Word, электронная почта.

· Опыт работы в учётной системе (1С: Управление торговлей / 1С: Розница / МойСклад / Битрикс24).

· Понимание первичной документации: счёт, ТОРГ-12, счёт-фактура, УПД, акт сверки.

· Опыт работы с кассой (ККМ, кассовый журнал) и терминалом оплаты.

· Знание ЭДО (Контур.Диадок / СБИС) — базово, будет преимуществом

· Навык работы с электронными торговыми площадками (любые: Avito, Ozon, «Автозапчасти.ру», «Дром», «Авто.ру» и т.п.) — будет преимуществом

Личные качества (важны для работы в нашем ритме)

· Педантичность и внимательность — ошибка в реквизитах договора или накладной стоит денег и времени.

· Обучаемость и дисциплина — важно быстро запомнить и соблюдать алгоритм действий по основным рабочим обязанностям

· Многозадачность и стрессоустойчивость — умение переключаться между кассой, документами, площадкой и реестром клиентов без паники.

· Честность и командность — неотъемлемые составляющие нашей корпоративной культуры

Условия работы

· Заработная плата: стабильный оклад + возможность увеличения заработка, если готовы брать на себя дополнительные обязанности

· График: 5/2, с 9:00 до 18:00. Полный день в офисе.

· Офис: удобное расположение, парковка, чай/кофе.

· Оформление: ТК РФ, испытательный срок 1–2 месяца.

· Обучение: вводный курс по рабочему функционалу. Наставник на первой неделе.

Почему стоит прийти к нам

· Работа в стабильной нише (грузовой транспорт всегда нуждается в запчастях)

· Прозрачная система мотивации

· Простые и понятные задачи

· Дружный коллектив и адекватное руководство