Бизнес-ассистент

Обязанности

Контроль поручений и задач:

• Ведение реестра поручений Генерального директора в CRM / Excel / системах управления задачами;
• Фиксация задач, сроков, ответственных и статусов исполнения;
• Контроль соблюдения дедлайнов, регулярный мониторинг прогресса;
• Инициирование и сопровождение эскалаций по просроченным задачам;
• Обеспечение актуальности и полноты данных в системе учёта;

• Управление входящими задачами:

• Обработка входящих запросов на имя Генерального директора;
• Проверка корректности постановки задач, возврат на доработку некорректных формулировок;
• Распределение задач по ответственным подразделениям с фиксацией параметров исполнения;
• Фильтрация входящего потока: приоритизация и маршрутизация;

• Сбор и подготовка информации:

• Сбор, структурирование и верификация данных по задачам и поручениям;
• Подготовка аналитических справок, отчётных материалов, презентаций;
• Формирование пакетов документов к совещаниям и рабочим встречам;
• Подготовка структурированной информации для принятия управленческих; решений;

• Координация работы руководителя:

• Ведение календаря, планирование и оптимизация графика Генерального директора;
• Организация встреч, контроль участия ответственных лиц;
• Синхронизация задач между подразделениями и участниками процессов;

Требования

Обязательные:

• Опыт работы бизнес-ассистентом / ассистентом руководителя от 2 лет;
• Подтверждённый опыт ведения реестра задач и контроля исполнения поручений;
• Системное мышление, навык структурирования больших объёмов информации;
• Высокая исполнительская дисциплина, ответственность за результат;
• Уверенное владение Excel (сводные таблицы, формулы, визуализация данных);
• Опыт работы с CRM и task-трекерами (Bitrix24, Trello, Asana, Notion или аналоги);
• Продвинутый уровень использования инструментов ИИ в рабочих задачах:
  • подготовка аналитических материалов с использованием AI-инструментов;
  • структурирование и обработка информации через AI-сервисы;
  • автоматизация повторяющихся задач с помощью AI;
  • повышение скорости и качества отчётности за счёт ИИ-инструментов;

• Будет преимуществом:

• Опыт работы с первыми лицами компаний;
• Опыт участия в координации проектов или операционной деятельности;
• Опыт внедрения инструментов автоматизации рабочих процессов;
• Понимание производственных или технологических бизнес-процессов.

Условия:

• Оформление по ТК РФ;
• График работы: 5/2, офис в г. Н. Тагил;
• Заработная плата: обсуждается с успешным кандидатом по результатам собеседования;
• Испытательный срок: 3 месяца с чёткими критериями оценки;
• Возможности профессионального развития в направлении операционного управления и координации проектов;
• Обучение и развитие за счёт компании.