Старший администратор

Мы в поисках старшего администратора, который станет лицом нашей клиники и опорой для ресепшен-команды: выстроит сервис, дисциплину и процессы, обеспечит порядок в расписании и оплатах, поможет врачам и ассистентам работать без сбоев, а пациентам чувствовать заботу с первого обращения.

Обязанности:

1) Управление ресепшен и сервисом

• Организация работы администраторов: смены, замены, обучение, стандарты сервиса.
• Контроль качества коммуникации (звонки/мессенджеры/личные визиты), работа по скриптам.
• Разбор сложных ситуаций с пациентами, предотвращение и грамотное закрытие конфликтов.
• Внедрение и соблюдение стандартов: встреча пациента, ожидание, оформление, сопровождение.

2) Запись и расписание

• Контроль записи: оптимальная загрузка врачей, “окна”, лист ожидания, переносы.
• Подтверждения визитов, снижение неявок, работа с отказами.
• Координация между пациентом, врачом и ассистентом (в т.ч. при изменениях плана).

3) Финансы и кассовая дисциплина

• Контроль оплат, возвратов, депозитов.
• Закрытие смены/дня, отчётность, сверки, корректность документов.
• Контроль прайс‑позиционирования и корректного выставления услуг.

4) Документы и внутренние процессы

• Контроль корректности заполнения договоров, согласий, анкет, актов.
• Ведение и актуализация регламентов ресепшен, чек‑листов, инструкций.

5) Показатели и улучшения

• Контроль KPI ресепшен: конверсия звонков в запись, доходимость, повторные визиты, отзывы.
• Еженедельные мини‑разборы: что “ломается” в сервисе и как исправить.
• Участие в акциях/новых услугах: информирование пациентов, корректная подача.

Требования:

• Опыт работы администратором/старшим администратором в медицине или сервисе (сильный плюс — стоматология) от 1–2 лет.
• Отличные коммуникативные навыки: спокойствие, эмпатия, уверенная деловая речь.
• Умение управлять командой: обучение, контроль, обратная связь без токсичности.
• Навык работы с расписанием и высокой загрузкой (много задач одновременно).
• Ответственность и внимательность к документам/деньгам.
• Уверенный пользователь ПК; опыт работы с медицинскими программами/CRM (используем МИС SQNS).

Будет преимуществом:

• Опыт прослушивания и разбора звонков, построения скриптов и стандартов сервиса.
• Опыт работы с “тёплыми/холодными” входящими обращениями, мессенджерами и соцсетями.
• Понимание ортопедии/имплантации/ортодонтии на уровне маршрута пациента (без медицинских решений).

Условия:

• Стабильная зарплата.
• Скидки на лечение сотрудникам и семье.
• Комфортная клиника, современное оборудование, дружная команда.
• Перспектива роста до управляющего клиникой.